Hold et godt videomøde

Det kan umiddelbart lyde simpelt at afholde et videomøde med kunder eller leverandører, og nogle tror måske, at det bare er at åbne computeren, tænde for kameraet og starte med at snakke. Det er det i bund og grund også, men der er en række ting, man kan gøre for at forbedre mødet både før og under mødet.

Hvis der er noget, vi har lært under coronatiden, så er det, at rigtig mange ting kan klares over et videomøde. For nogle virksomheder har videomøder længe præget dagsordenen, men for andre var det et helt nyt felt, de har skulle lære at kende.

Vi har samlet de bedste råd til dig, der ikke ved så meget om videomøder og gerne vil have lidt hjælp, men også til dig der bare gerne vil lære mere!

Hvad er et videomøde?

Først og fremmest er det godt at slå fast, hvad et videomøde er, for dem der ikke ved det. Et videomøde er et møde, der kan afholdes online fra enten computer, tablet eller telefon alt efter, hvad du har ved hånden. Dog er computer at foretrække som redskab, da det virker mere professionelt, og giver det bedste billede.

Videomøder er blevet brugt flittigt under særligt corona-krisen, hvor det ikke har været muligt at afholde fysiske møder. Når der ikke er coronavirus, bliver videomøder ofte brugt, når der er en stor distance mellem dem, der skal deltage i mødet. Ved at afholde et videomøde sparer alle parter tid på transport, som derfor kan bruges på andre ting.

Forbered dit videomøde inden det går i gang

Der er nogle ting, der er gode at gøre inden, at selve mødet går i gang. Ligesom ved et fysisk møde er det vigtigt, at du først og fremmest har en dagsorden for mødet klar. Derudover er det vigtigt, at rammerne for mødet spiller.

Normalt ville man til et fysisk møde sørge for et gode lokale, gode forhold og noget forplejning. Det kan man selvsagt ikke, når man ikke ses fysisk, men derfor skal der stadig laves nogle forberedelser. Det første man kan gøre er at tjekke internetforbindelsen og teste om kameraet, mikrofon og computer virker.

Alt efter om du har stor eller ingen erfaring med videomøder, kan det være en god ide at lave et prøvemøde inden det egentlige møde. I kan lave et lille internt møde, eller hvis du er ene mand, så kan du ringe op til en ven eller familiemedlem for at teste det af.

Det kan også være en fordel at rydde op der, hvor kameraet filmer, når mødet er i gang. Sørg for at der ikke er for mange ting bag dig, da det kan virke rodet. Hvis du skal afholde et møde, hvor du skal vise noget på din skærm, kan det være en god ide at gøre din præsentation klar inden mødet starter. Her gælder det også ikke at have faner åbne, hvor der er private informationer, som dine mødegæster ikke må se.

Ting du skal være opmærksomme på under mødet

Hvis det er dig, der har inviteret til mødet, skal du fremstå som en god vært og tage rollen - ligesom du ville have gjort til et fysisk møde. Under videomøder kan det være en god ide at udstede nogle "regler", så mødet foregår så godt som muligt. En god ide er eksempelvis at bede de deltagende om at slukke for mikrofonen, når de ikke selv har ordet. På den måde undgår man konstant støj, som fjerner opmærksomheden fra det vigtige.

Du skal være opmærksom på, at når folk holder og deltager i videomøder, kan nogle godt blive en smule nervøse, og derfor glider samtalen ikke så nemt som ved et fysisk møde. Derfor kan du som vært være nødt til at spørge deltagerne mere direkte, end blot at spørge ud i rummet.

En præsentation af alle deltagende inden mødet er også altid en god start, men det er måske underordnet, hvis deltagerne i forvejen kender hinanden.

Videomøde internt i virksomheden

Der er en forskel på, om du afholder et møde med kunder eller leverandører frem for, at mødet afholdes med dine ansatte eller kollegaer. Hvis videomødet holdes internt i virksomheden, er tonen og selve mødet ikke nær så formel. Derfor behøves du ikke på samme måde at gennemgå de trin, vi kom ind på tidligere, men det kan stadig være en god ide at have styr på de fleste ting.

Selvom et videomøde i mange henseender er tidsbesparende, er det vigtigt, at mødet stadig er kortfattet og har en dagsorden. Hvis mødet er for langt, kan det føre til, at de deltagende mister fokus. Det kan være en god ide at tage små pauser, hvis mødet kommer til at vare længere end 1-2 timer.

Hvis der opstår konflikter under mødet

Det kan ske, at der opstår konflikter under videomødet, og her er det vigtigt at lade være med at løse konflikten under mødet. Der er måske nogle tilstede, som ikke har en del i konflikten, og derfor vedkommer det heller ikke dem, når den skal løses.

Her er det bedste at gøre at bede de involverede om at tage et opfølgende møde på et andet tidspunkt, så konflikten kan løses. Konflikter bør altid løses ansigt til ansigt, men videomøde er også et godt alternativ, hvis intet andet er muligt.