Hvordan udbetale man løn til sine ansatte?

Denne her artikel er til dig, der driver virksomhed, og som skal udbetale løn til dine medarbejdere. Hvis man ikke har prøvet at udbetale løn til nogen før, så kan det være svært at vide, hvor man skal starte. Vi guider dig igennem, så løn bliver mere overskueligt.

Vi har før skrevet en artikel om, hvordan man som selvstændig udbetaler løn til sig selv, så hvis du driver en virksomhed, så kan artiklen være god at læse. Nu vil vi tage fat i, hvordan man udbetaler løn til sine ansatte!

Før du udbetaler lønnen

Før du går i gang med at skulle udbetale løn til din medarbejder, skal du først og fremmest sikre dig, at du er registreret som arbejdsgiver på virk.dk. Det kan du også gøre op til 8 dage efter, at du har givet din medarbejder løn, men det er lige så godt at få det gjort med det samme.

Derudover skal du også tilmelde dig eIndkomst i TastSelv Erhverv på skat.dk, da det er her, hvor du vil skulle indberette A-skat og AM-bidrag og ATP. Når du først har tilmeldt dig som arbejdsgiver og i eIndkomst, så skal du ikke gøre det, hver gang at du har en ny medarbejder, der skal have løn.

Vælg et godt lønsystem

Langt de fleste virksomheder bruger i dag et lønsystem til at administrere løn, da et lønsystem kan være med til at mindske mange småfejl. Der findes flere lønsystemer på markedet, hvor at man enten betaler pr. lønseddel eller et fast beløb. Flere af dem har en gratis prøveperiode, så du kan prøve nogle forskellige programmer af, før du vælger et.

Få opsat lønsystemet korrekt

Når du har valgt et lønsystem, er der nogle ting, der skal gøres, inden at en lønseddel kan oprettes. Det er lidt forskelligt fra lønsystem til lønsystem, hvad der skal indtastes, men som minimum skal din virksomheds oplysninger skrives ind. Det gælder blandt andet helt basale informationer såsom virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer osv.

Der skal også indtastes virksomhedens kontooplysninger, fordi så vil lønnen automatisk blive trukket fra din konto til den rette tid. Derudover bør man også sætte en automatisk overførselsaftale mellem det valgsystem, som du vælger og NETS. Ved at gøre det, skal du ikke selv sørge for, at pengene bliver overført til medarbejderne, da det kommer til at ske helt automatisk.

Det er altid muligt at kontakte lønsystemet, hvis du har yderligere spørgsmål, da de har meget erfaring med løn og udbetaling. Ellers kan det være en god ide at tage sin revisor med ind over, så de kan sikre sig, at alt går rigtigt for sig.

Tid til at udbetale løn

Når du har fået valgt et lønsystem, og sat det op korrekt, så er du klar til at gå skridtet videre. Som du nok ved, så er det mest almindelige, at der den sidste hverdag i måneden bliver udbetalt løn, og for at den deadline kan nås, skal der indberettes løn før det.

Det er forskelligt fra lønsystem til lønsystem, hvornår de forskellige ting skal være indtastet. Men hvad skal du så have styr på, inden at lønnen kan blive udbetalt?

Hav styr på hvad dine ansatte får i løn

Denne her lyder måske ret basal, men ikke desto mindre er det vigtigt at vide, hvad dine ansatte skal have i løn. Lønnen skal aftales, og den skal fremgå af ansættelseskontrakten, så begge parter skriver under på aftalen. Det er lige meget, om dine ansatte skal have en fast månedsløn eller en fast timeløn - lønnen skal aftales på forhånd.

Når du ved, hvad dine ansatte får i løn, skal det indtastes i lønsystemet. Hvis du har medarbejdere på timebasis, skal du indtaste, hvor mange timer den enkelte medarbejder har arbejdet i den sidste lønperiode, da det har indflydelse på lønnen. Modsat bliver en månedslønnet ofte ikke påvirket af, om de har holdt ferie eller ej.

Har medarbejderen holdt ferie?

Alt efter om din medarbejder har ret til betalt ferie eller ej, så er det vigtigt at se på, om medarbejderen har holdt ferie i den sidste måned. Grunden til det er, at det ikke er alle, der har optjent retten til betalt ferie, og hvis medarbejderen ikke har ret til det, skal du sikre dig, at du heller ikke betaler for det.

Det er sådan, at funktionærer skal optjene ferien, og hvis de ikke har optjent ferie, men alligevel afholder det, skal de trækkes i løn i stedet. Der kan optjenes 2,08 feriedage pr. måned, så hvis man er fuldtid har man ret til betalt ferie. Derimod hvis man er timelønnet vil de optjente feriedage blive omsat til feriepenge, der kan ansøges om én gang årligt.

Derfor: hvis du har en månedslønnet medarbejder, der har holdt ferie, skal personen have det samme i løn, men du skal registrere den afholdte ferie i systemet. Hvis du har en timelønnet medarbejder, der har holdt ferie, skal medarbejderen kun betales for det antal timer, medarbejderen har arbejdet.

Har medarbejderen brugt egen bil til kørsel for virksomheden?

I flere virksomheder bruger medarbejderen deres egen bil, ikke firmabil, til at køre rundt til kunder, og i sådanne tilfælde kan medarbejderen få kørselsgodtgørelse. Hvis en medarbejder kører op til 20.000 km. om året, så kan medarbejderen få 3,56 kr. i godtgørelse.

Hvor meget godtgørelse medarbejderen skal have, skal indtastes i lønsystemet, så det automatisk kommer til at fremgå af lønsedlen. Her er det vigtigt, at man kun kan få kørselsgodtgørelse, hvis der er ført kørebog. En kørebog er en oversigt over, hvornår medarbejderen har kørt, hvad formålet var, hvor langt osv. - alle informationer der skal "godkende" kørslen som værende erhvervskørsel.

Klar, parat - udbetal løn

Når du har udfyldt de forskellige ting, så er du faktisk klar til at sende lønnen afsted til medarbejderen. Der kan dog være flere ting, der skal udfyldes alt efter, hvordan ansættelsesforholdet er.