Alle opslag

Hvornår skal man lave en kreditnota?

Du har nok oplevet det før: du har sendt en faktura til en kunde, men du opdager, at fakturaen indeholder en eller flere fejl. Fejlen skal rettes op på så hurtigt som muligt, inden at det giver problemer hos kunden og i regnskabet.

En faktura der skal rettes med en kreditnota

Heldigvis er det muligt at rette op på sådan en fejl, der jo kan ske for alle. Næste skridt mod at udbedre fejlen i fakturaen er at sende en kreditnota til kunden.

Hvad er en kreditnota?

Før vi går i gang med, hvornår man skal lave en kreditnota, er det passende at vide, hvad en kreditnota er. En kreditnota er et dokument, der udstedes, når en ydelse eller en vare skal tilbagebetales. En kreditnota sendes efter, at en faktura er sendt til kunden, og hvis den faktura indeholder fejl, eller hvis hele fakturaen skal tilbagebetales.

Ligesom en faktura er en kreditnota også et lovgyldigt dokument. Det betyder, at når der udstedes en kreditnota, så er det et gældende dokument, og begge parter skal altså overholde det, der står i kreditnotaen. Netop derfor er det vigtigt, at der bliver brugt kreditnotaer, da de kan modregne fakturaen, som er et andet lovgyldigt dokument.

Hvad indeholder en kreditnota?

I og med at en kreditnota er et lovgyldigt dokument, er der også krav til, hvad en kreditnota skal indeholde.

En kreditnota skal indeholde følgende oplysninger:

  • En overskrift der lyder 'Kreditnota'
  • Et kreditnota nr.
  • En dato for hvornår kreditnotaen er sendt
  • Informationer på afsenderen af kreditnotaen (navn, adresse og CVR-nummer)
  • Informationer på modtageren af kreditnotaen (navn, adresse og CVR-nummer)
  • Informationer på varen/ydelsen der krediteres for (navn, pris og antal enheder)
  • Beløb der krediteres for

Det er vigtigt, at når man krediterer for en vare eller ydelse, at man skriver informationerne, så de stemmer overens med de informationer, der fremgår af den sendte faktura.

I hvilke situationer bruges en kreditnota?

En kreditnota kan bruges i en række forskellige situationer, hvor der forud er blevet sendt en faktura til en kunde, og kunden har betalt. Man sender en kreditnota for at rette op på en fejl, der er lavet.

For det første kan en kreditnota bruges, hvis kunden fortryder at have gjort et køb og gerne vil have pengene refunderet. En kreditnota kan også bruges, hvis en kunde fortryder en del af købet, der fremgår af fakturaen. I begge situationer bruges kreditnotaen til at modregne et beløb fra fakturaen og betale kunden det pågældende beløb tilbage.

En kreditnota kan bruges til at rette en fejl i en faktura og andre ting

Foruden de to situationer, så kan en kreditnota også bruges, hvis fakturaen er sendt men endnu ikke betalt af kunden. Det kan også bruges, hvis kunden har betalt og modtager en vare, som er gået i stykker - i begge tilfælde kan man sende en kreditnota. Der kan også være andre omstændigheder, der gør, at en kreditnota er vejen frem, men det afhænger af den enkelte situation.

Eksempel på brug af kreditnota

Det kan eksempelvis være, hvis en kunde har bestilt 20 kg. kartofler, 10 kg. porrer og 10 kg. gulerødder. Virksomheden sender derfor kunden en faktura på alle tre varer, og kunden betaler den, for efter at fortryde købet der ikke skal leveres alligevel.

Kunden kontakter herefter virksomheden for at fortælle, at han ikke skal bruge købet. Virksomheden opretter en kreditnota på de 20 kg. kartofler, 10 kg. porrer og 10 kg. gulerødder og sender den til kunden. Det beløb, som kunden allerede nåede at betale for grøntsagerne, kan han enten få tilbagebetalt eller bruge pengene til tidligere ordrer.

Opret en kreditnota i Debitoor

Hvis man som bruger har enten S-, M- eller L-planen hos Debitoor, er der mulighed for at sende kreditnotaer, så man kan rette op på sine faktureringsfejl. Der er to måder at oprette en kreditnota på i Debitoor. Den første måde er at oprette en kreditnota, der ikke er linket til en specifik faktura, og den anden måde er ved at oprette en kreditnota, der er linket til én faktura.

Vi gennemgår begge situationer, men vi anbefaler klart, at kreditnotaen oprettes ud fra en faktura.

Opret en kreditnota der ikke er linket til en faktura:

  1. Log ind på din Debitoor konto
  2. Klik på 'Fakturaer' ude i venstre side, vælg 'Kreditnotaer' og igen på 'Ny kreditnota'
  3. Der kommer nu en besked op, hvordan man opretter en kreditnota ud fra en faktura. Hvis du fortsat ønsker at lave en kreditnota uden en tilknyttet faktura, skal du klikke på 'Næste'
  4. Udfyld nu alle informationerne på kunden, varerne og prisen
  5. Afslut ved at klikke på 'Godkend' og send derefter kreditnotaen til kunden

Opret en kreditnota der er linket til en faktura:

  1. Log ind på din Debitoor konto
  2. Klik på 'Fakturaer' og vælg den faktura, der skal oprettes en kreditnota til
  3. Klik på de tre prikker oppe i højre hjørne og vælg 'Opret' og så 'Kreditnota'
  4. Kreditnotaen vil nu være udfyldt på forhånd, og derfor skal du bare klikke på 'Godkend' og send nu kreditnotaen til kunden
Amalie
Skrevet af
den 14. oktober 2020