Alle opslag

Kan en proformafaktura bruges til at få betaling?

Som virksomhedsejer er der utrolig mange ting, som man skal have styr på. Fakturering og betaling af fakturaer er en verden for sig, der er yderst vigtig at forstå. Der er forskel på en faktura og en proformafaktura, og jeg vil i den her artikel give dig svar på, hvad en proformafaktura er, hvordan de adskiller sig fra en almindelig faktura, og om man kan modtage betaling for en proformafaktura.

Et billede af en faktura og en proformafaktura

Hvad er en faktura?

En faktura er et økonomisk dokument, der sendes til køberen, når et produkt eller en ydelse er solgt. Fakturaens funktion er at opkræve penge fra køberen, og dokumentet fungerer som dokumentation i regnskabet. Fakturaen er binde, hvilket vil sige at modtageren af fakturaen skal betale.

I og med at fakturaen er et økonomisk og lovpligtigt dokument, er der også en række krav til, hvad en faktura skal indeholde:

  • En overskrift der tydeliggører, at dokumentet er en faktura
  • Et fakturanummer
  • En fakturadato
  • En forfaldsdato
  • Informationer på køber
  • Informationer på sælger
  • En beskrivelse af de solgte varer (antal og pris )
  • Den benyttede momssats
  • Det samlede momsbeløb
  • Det samlede totalbeløb
  • Valuta

Hvad er en proformafaktura?

En proformafaktura er et dokument, der sendes til køberen, inden at alle oplysninger for købet er på plads. Proformafakturaen er ikke et lovligt dokument, og derfor er der heller ikke krav til, hvad proformafakturaen skal indeholde. Udover det er modtageren ikke forpligtet til at betale proformafakturaen.

Hvad er forskellen på en faktura og en proformafaktura?

Den store forskel på en faktura og en proformafaktura er, at der er krav til, hvad en faktura skal indeholde hvilket ikke er tilfældet med proformafakturaen. Begge dokumenter har typisk den samme opstilling, men overskriften vil oftest hedde 'Faktura' på en faktura og 'Proformafaktura' eller 'Fakturakladde' på en proformafaktura.

En anden forskel er også, at modtageren af en faktura er forpligtet til at betale det pågældende beløb hvilket ikke gælder for proformafakturaen. Grundlæggende set kan en proformafaktura ikke indgå i et regnskab som bilag for noget, men det kan fakturaen derimod, da proformafakturaen ikke er et lovpligtigt dokument.

En proformafaktura sendes ofte til kunden, før at alle oplysninger om købet er på plads.

Hvorfor proformafakturaer ikke kan bruges til at modtage betaling

For at besvare denne artikels overordnede spørgsmål kan en proformafaktura ikke bruges til at modtage betaling. Og hvad er grunden hertil?

En af de største grunde som også er blevet påpeget ovenfor er, at en proformafaktura ikke er et lovligt dokument. Modtageren af en proformafaktura har altså ingen lovlige forpligtelser til at betale det beløb, der er angivet i proformafakturaen.

Derudover så indeholder en proformafaktura ikke de samme oplysninger, som en faktura gør. Derfor skal man udstede en faktura, hvis man ønsker at opkræve sine kunder for noget.

Hvorfor skal jeg sende en proformafaktura, hvis jeg ikke kan bruge den til at modtage betaling?

Du sidder måske lige nu som et stort spørgsmålstegn og undrer dig over, hvorfor man overhovedet bør sende en proformafaktura, hvis den ikke kan bruges til at opkræve betaling. Det kan jeg godt forstå, at du gør!

Grunden til at man udsteder en proformafaktura er, hvis en kunde har givet udtryk for, at de gerne vil gøre en handel, men at de endelige detaljer ikke er på plads endnu.

En faktura sendes i slutningen af salgsprocessen, hvor at proformafakturaen typisk sendes tidligere i forløbet, hvor køber og sælger stadig mangler at blive enige om visse ting.

Hvorfor bør jeg sende en proformafaktura i stedet for et tilbud?

Umiddelbart kan en proformafaktura godt lidt lyde som et tilbud, da begge dokumenter sendes tidligt i processen. Dog vil mulige kunder modtage et tilbud, hvis de har vist en interesse, men uden at de har antydet, at de vil indgå en handel. En proformafaktura bruges i stedet, hvis kunden har tilkendegivet, at et salg vil finde sted.

Ofte opsøger kunder flere virksomheder og beder om et tilbud, hvorefter de vælger et tilbud ud, som de accepterer. Efterfølgende kan virksomheden udarbejde en proformafaktura, inden at de afsluttende oplysninger er på plads.

Brug et faktureringsprogram til at lave og sende proformafakturaer

Med et online faktureringsprogram kan du nemt og enkelt sende proformafakturaer og fakturaer til dine kunder.

Debitoor har gjort det nemt at oprette kunder og varer, således at du nemt og hurtigt kan sende dokumenter til dine kunder. Du har også muligheden for at designe dine fakturaer og proformafakturaer, så de passer til din virksomhed, tilføje logo og andre ting, der får din virksomhed til at skille sig ud.

Du kan lave og sende en proformafaktura på under 1 minut i Debitoor! Det eneste du skal gøre er at følge disse trin:

  1. Log ind på din Debitoor konto
  2. Klik på 'Ny' oppe i højre hjørne og vælg 'Faktura'
  3. Indtast oplysningerne i felterne
  4. Klik på de tre knapper i hjørnet og vælg 'Send kladde'
  5. Indtast kundens email og klik på 'Send kladde'

Hvis du finder ud af, at proformafakturaen senere hen skal være den rigtige faktura, behøver du slet ikke at indtaste oplysningerne igen. Det eneste du skal gøre er at finde fakturakladden i fakturaoversigten, klikke på 'Godkend' og afslutte ved at klikke på 'Send'. Nemmere bliver det ikke!

Amalie
Skrevet af
den 31. august 2020