Tidsbegrænset tilbud: Få 25% rabat det første år på alle planer fra i dag og frem til 8. december. Brug rabatkoden: VINTER19

Alle opslag

Regler for en faktura

Det er ikke ligegyldigt, hvilke informationer der står på en faktura. Der er nemlig en række regler for, hvad en faktura skal indeholde.

En faktura skal overholde visse regler

Mange virksomheder udsteder en faktura hver gang, at der sælges noget, men det er faktisk ikke altid, at virksomheden behøver at sende en faktura. Om der skal sendes en faktura eller blot gives en kvittering kommer an på beløbet der sælges for, og hvem der sælges til.

Sælger en virksomhed til en privatperson, skal der sendes en faktura, hvis beløbet overstiger 3000 kr. inkl. moms. Modsat, hvis en virksomhed sælger til en anden virksomhed, skal der sendes en faktura, hvis beløbet overstiger 5000 kr. inkl. moms. Er beløbet under hhv. 3000 kr. og 5000 kr., vil det være nok at give en kvittering.

En faktura skal indeholde informationer på sælger

Som det første skal der være informationer på den, som foretager salget. Der skal være:

Disse informationer skal være på fakturaen således, at køber har de nødvendige informationer på sælgeren.

En faktura skal indeholde informationer på køber

Udover sælgers informationer skal stå på fakturaen, er det vigtigt, at der også findes informationer på køberen. Købers informationer skal være som følgende:

  • Navn på køber, og hvis køber er en virksomhed, skal virksomhedens navn fremgå
  • Købers adresse
  • Hvis det er en virksomhed, skal der fremgå et CVR-nummer eller et SE-nummer

En faktura skal indeholde informationer på vare, ydelse og beløb

En anden vigtig ting, der skal være en del af fakturaen er, at sælger og køber skal kunne se, hvad der købes, og hvad der købes for.

Selve fakturalinjerne skal altså indeholde følgende informationer:

  • Varens navn
  • Antal enheder af varen
  • Pris pr. enhed
  • Samlede pris for den enkelte vare
  • Moms beløbet

Når hvad der sælges er på plads, er det også vigtigt, at begge parter ved, hvad der skal betales. Derfor skal der være:

  • Et subtotal beløb - beløbet uden moms
  • Det samlede moms beløb - det beløb som udgør momsen
  • Det totalbeløb, som vil være det beløb, kunden skal betale

En faktura skal indeholde vigtige datoer

Hele formålet med en faktura er at modtage betaling for et stykke arbejde eller et produkt som er solgt. Derfor er det også vigtigt, at der fremgår visse datoer af fakturaen, så der kan ske en rettidig betaling.

Følgende to datoer skal være at finde på fakturaen:

  • Faktura dato: Den dag, hvor fakturaen er blevet udarbejdet og sendt fra sælger til køber
  • Forfaldsdato: Den dag, hvor fakturaen senest skal være betalt

Det er vigtigt at have en faktura dato, da sælger og køber derfor kan se, hvornår fakturaen er udarbejdet og sendt. Det er også den dato, man følger, når bogføringsloven skal følges. Det er nemlig sådan, at virksomheder skal opbevare alle bilag, herunder fakturaer og kvitteringer, i minimum 5 år. De 5 år starter altså fra den dag, hvor fakturaen er blevet udarbejdet og sendt afsted.

Forfaldsdatoen er mindst lige så vigtig, da det er alfa omega for både køber og sælger at vide, hvornår fakturaen senest skal være betalt. For nogle kunder er det ligegyldigt, da de alligevel betaler med det samme, men der findes også kunder, som i stedet udskyder betalingen.

Forfaldsdatoen har også et andet formål, da det først er efter, at betalingsfristen er overskredet, at sælger kan sende køber en rykker. En rykker bliver sendt, når en kunde ikke har betalt fakturaen inden, at forfaldsdatoen er overskredet.

Fakturaens design

Der er ikke som sådan specifikke krav til, hvordan en faktura skal se ud. Det vigtigste ved selve fakturaens design er, at alle ovenstående informationer skal kunne læses klart og tydeligt, så der ingen tvivl opstår mellem køber og sælger.

Derudover, skal fakturaen have en titel, så der ikke er nogen tvivl om, hvilket dokument køber og sælger har med at gøre. Det betyder, at der skal være en passende titel, og det er eksempelvis "Faktura" eller "Regning", da begge termer dækker over det samme.

Hvis man som virksomhed gerne vil udfolde en vis kreativitet, er det også en mulighed. I flere online faktureringsprogrammer, såsom Debitoor, har virksomhedsejere nemlig mulighed for at give deres fakturaer et personligt look.

Debitoor giver muligheden for at ændre alt fra opsætningen af fakturaen, til skrifttype, til tilføjelse af virksomhedens logo.

En faktura kan altså gå fra det hele klassiske look til et mere personligt look, som det ses nedenunder.

Hvordan en faktura kan designes i Debitoor faktureringsprogram

Tilføj noter på fakturaen

Som noget ekstra er det en god ide også at skrive andre informationer om virksomheden nederst på fakturaen. Det kan eksempelvis være bankoplysninger såsom IBAN-nummer, kontonummer, reg. nr., banknavn osv.

Ved at skrive disse informationer på fakturaen, skal kunden ikke spørge efter de informationer, hvilket kan gøre at kunden betaler fakturaen hurtigere.

Amalie
Skrevet af
9 September 2019