Alle opslag

Sådan undgår du de mest hyppige faktureringsfejl

Fakturaer er alfa omega, det da det fakturaens opgave at opkræve de beløb, der skal betales. Det er derfor vigtigt, at der er styr på fakturaen fra start til slut, så den fakturerede kunde sidder tilbage med et godt indtryk.

Et billede af de mest hyppige fejl

Ved at bruge et ordentligt faktureringsprogram er du allerede kommet langt imod at eliminere de fejl, der opstår oftest i forbindelse med fakturering. Et faktureringsprogram kan desværre ikke hjælpe med det hele, men vi vil nu give dig et indblik i, hvilke fejl du kan og bør undgå.

Fejl 1: Du sender ikke dine kunder en faktura med det samme

Det bedste du kan gøre er at fakturere din kunde lige så snart, at du har gjort dit job. Jo hurtigere du får sendt fakturaen afsted til kunden, jo hurtigere vil du også modtage betaling for det. Du skal huske, at det er dit ansvar at sende en faktura, og hvis kunden ikke modtager en, kan de heller ikke betale dig for dit arbejde.

Det kan her være en fordel at fakturere på farten, så du kan sende den inden, at du kører videre til næste job. Så undgår du at skulle sende en lang række fakturaer, når du rammer kontoret sent på dagen.

For at kunne sende fakturaer på farten er det smartest, hvis du bruger et faktureringsprogram, der også har udviklet en tilhørende app. Hos Debitoor har vi udviklet en app til både iPhone samt Android, så det er muligt at fakturere hvor som helst og når som helst. Al data bliver opbevaret i skyen, så alle din fakturaer bliver synkroniseret på tværs af enheder.

Fejl 2: Du fakturerer en forkert person

Ved at sende en faktura til den forkerte person siger det noget negativt om dig og din virksomhed. Uorden i tingene virker uprofessionelt, forsinker selve faktureringen og gør hele faktureringen mere besværlig end den burde.

I store virksomheder er det ikke altid, at det er den person, du har indgået en aftale med, der skal stå for betaling af fakturaen. Derfor skal du gøre dit forarbejde ordentligt, så du sender fakturaen det sted hen, hvor den bør lande.

Denne slags fejl kan nemt undgås med Debitoor, da det her er muligt at gemme kunder, så du ikke fakturerer en forkert person igen. Funktionen er særlig nyttig, hvis du har en række kunder, der går igen, da det udover at mindske fejl også sparer dig for en del tid. Du undgår her at skulle indtaste de samme oplysninger ind gang efter gang.

Du opretter en kunde i Debitoor ved at:

  1. Logge ind på din Debitoor konto
  2. Klik på 'Kontakter' ude i venstre side
  3. Klik på 'Kunder' hvorefter du udfylder kundens informationer

Fejl 3: Fakturaen indeholder fejl

Alle fakturaer er officielle dokumenter, og derfor bør de altid være uden fejl. Selvfølgelig kan det glippe en gang imellem, men overordnet skal du sørge for, at fakturaerne er fejlfri. Hvis du fakturerer kunden for noget forkert, vil der opstå forvirring, og du kan fremstå som uorganiseret over for kunden, hvilket kan føre til at du mister kunden efterfølgende.

For at undgå dumme fejl kan du tjekke, at fakturanummeret, fakturadato og forfaldsdatoen er korrekte. Hvis du bruger et faktureringsprogram som Debitoor, vil de tal altid være opdaterede. Dog kan det være sværere at fange disse fejl i Excel eller andre manuelle fakturaskabeloner, da du her selv skal have styr på det.

Debitoor sørger eksempelvis altid for, at dine fakturanumre kommer i korrekt rækkefølge, og at du ikke har to fakturanumre, der er ens. Det kan lyde som en ligegyldig funktion, men hvis du først har prøvet at bruge et fakturanummer dobbelt, så vil du elske det.

Fejl 4: Produkterne står ikke enkeltvis

De bedste fakturaer er dem, der giver et fuldstændigt overblik over, hvad der faktureres for. Det kan eksempelvis være, at du arbejder som tømrer og har bygget en træterrasse for en virksomhed. På fakturaen vælger du blot at skrive 'træterrasse', og ikke hvert enkelt produkt og mandetimer, der er blevet brugt i forbindelse med bebyggelsen.

For nogen er det lige meget, om der står det ene eller det andet, da nogen blot skal have en pris på et papir. Nogle større virksomheder ønsker derimod en detaljeret faktura, det er en del af deres procedurer.

Det nemmeste du kan gøre er at lave dine fakturaer så udførlige som muligt, i stedet for at kunden henvender sig igen for at få en mere detaljeret faktura.

Fejl 5: Du undgår at tage fat i ubetalte fakturaer

Hvis du har mange ordrer og jobs, kan det være svært at holde øje med, hvilke fakturaer der er betalt, og hvilke der stadig mangler betaling. Dog er det helt afgørende for en virksomhed, at der bliver fulgt op på de ubetalte regninger, da det kan få fatale konsekvenser for en lille virksomheds økonomi, hvis der mangler penge i kassen.

Send en rykker når fakturaen ikke er betalt

Er en faktura ikke betalt, og fristen for betaling er overskredet, skal der sendes en rykker til en pågældende kunde med det samme. Her er det vigtigt at være konsekvent med at sende rykkere, så du ikke venter flere uger med at sende den. Heldigvis holder de fleste faktureringsprogrammer øje med dette, så du hurtigt kan se, hvor du har penge tilgode.

Debitoor giver dig mulighed for at sende en rykker med blot et par klik, og du kan selv bestemme, hvad der skal stå som tekst til.

Fejl 6: Der er ikke klarhed om betalingsbetingelserne

Det er langt de fleste, der betaler til tiden, men det kan ske, at der er nogen, der ikke gør. De fleste gange hvor det sker, at en faktura ikke er betalt, er det fordi, at man ikke har været klar i spyttet om, hvornår betalingen skulle falde. Derfor er det vigtigt, at der på fakturaen er en forfaldsdato. Hvis der fremgår en forfaldsdato, ved begge parter hvornår betalingen skal ske.

Typisk gives der 14 dage til at betale, men man kan altid ændre betalingsbetingelserne for den enkelte kunde. 14 dage giver nok tid til, at kunden ser fakturaen og har god tid til at betale. Derudover er 14 dage ikke længere end, at man bør kunne huske, hvad fakturaen er for. Du kan inkludere et rykkergebyr på de fakturaer, der ikke betales til tiden.

Fejl 7: Du har gjort det svært for kunderne at betale

Det er altafgørende, at dine kunder kan betale dig på en nem måde. Hvis de finder det besværligt, vil det også tage dem længere tid, end hvis de kan betale på en måde, de er fortrolige med.

Derfor er det en god ide at angive de måder, kunderne kan betale dig på, så er de ikke i tvivl. Det er klar at foretrække, hvis dine kunder kan betale dig på flere måder, så de selv kan vælge, det der passer dem bedst.

Online betaling er efterhånden blevet en vigtig spiller, når det kommer til betaling af fakturaer. Hvis du eksempelvis kobler din Debitoor konto til en SumUp konto, har dine kunder mulighed for at betale via et link, der sendes sammen med din faktura.

Fejl 8: Virksomhedens brand fremgår ikke af fakturaen

Fakturaer behøver slet ikke være kedelige og grå. En god ide kan være at lade virksomhedens brand afspejle fakturaen. Du kan bruge dit logo på fakturaen, eller lave skriften i samme farve, som du ellers bruger i din markedsføring. Alle tingene kan være med til at gøre dig mere genkendelig, hvilket kan skabe et stærkere brand.

Ved at gøre din faktura genkendelig vil dine kunder også lægge mere mærke til den, når den ligger i den store papirbunke. De vil se den og også betale den hurtigere, da de nemt kan se, hvor dokumentet er fra. Debitoor giver dig mulighed for at skabe din fakturaer på den måde, du ønsker.

Fejl 9: Fakturaen ligger ikke i skyen

Afslutningsvis er det essentielt, at dine fakturaer ikke kun ligger på én enhed, da det er særlig risikabelt, hvis det så går tabt. Opbevaring i skyen sikrer dig imod at miste alle dine papirer. Debitoor bruger opbevaring i skyen, så du til enhver tid kan finde dine dokumenter og se dem fra alle enheder.

Amalie
Skrevet af
22 juni 2020