Tidsbegrænset tilbud: Få 25% rabat det første år på alle planer fra i dag og frem til 8. december. Brug rabatkoden: VINTER19

Guide til små virksomheder

Dit fakturerings- og regnskabsprogram

Faktura, proformafaktura, tilbud og følgeseddel. Hvad er det, og hvornår skal du bruge dem?

Du har som selvstændig skulle finde rundt i en ny verden, der bugner af nye begreber. I denne artikel vil du blive lidt klogere på, hvad en faktura, en proformafaktura, et tilbud og en følgeseddel egentlig er, hvornår de bør bruges, og hvornår de ikke bør.

Faktura: En faktura er et dokument, som sælger giver til køber, så køber kan betale for købet. En faktura er også et bevis for, at et køb har fundet sted

Proformafaktura: En proformafaktura er et dokument, som minder om en faktura, men hvor alle detaljer omkring salget ikke er på plads. Det er et dokument, som bliver sendt forud for, at salget går igennem

Tilbud: Et tilbud er et dokument, hvor sælger tilbyder en mulig kunde en bestemt mængde vare til en bestemt pris. Den mulige kunde kan afslå eller acceptere tilbuddet

Følgeseddel: En følgeseddel er et dokument, der bliver leveret sammen med varen, hvor der er informationer på, hvad leveringen indeholder

Hvad en faktura?

Kort sagt er en faktura et dokument, som sælger giver til køber, hvor fakturaen har som funktion at opkræve et beløb fra kunden. Fakturaen bliver brugt som dokumentation for, at et salg har fundet sted, og skal opbevares sikkert i 5 år som følge af bogføringsloven.

En faktura er et lovligt bindende dokument, da der forud for udarbejdelsen af fakturaen er lavet en aftale. Det kan eksempelvis være en aftale mellem en tømrer og en kunde om, at tømreren kan lave en træterrasse til kunden for 30.000 kr.

Kunden og tømreren indgår en bindende aftale, og tømreren sender derfor kunden en faktura på 30.000 kr. Efterfølgende skal kunden betale de 30.000 kr., da det er den aftale, de to parter har indgået. Det er lige meget, om aftalen er sket mundtligt eller skriftligt, da begge måder gør aftalen bindende.

Hvad skal en faktura indeholde?

I og med at en faktura er et lovligt bindende dokument, er der også en række krav til, hvad en faktura skal indeholde. En faktura skal indeholde følgende:

  • Informationer på sælger (Navn, adresse og evt. CVR-nummer, hvis sælger er en registreret virksomhed)
  • Informationer på køber (Navn, adresse og evt. CVR-nummer, hvis køber er en registreret virksomhed)
  • Informationer på den solgte vare (Beskrivelse af varen, antal enheder, pris pr. enhed, samlede pris og momsbeløb)
  • En fakturadato
  • En forfaldsdato
  • Et fakturanummer

Hvad er en proformafaktura?

Modsat en faktura er en proformafaktura ikke et lovligt bindende dokument. En proformafaktura sendes oftest til kunden, når alle detaljer omkring salget ikke er kommet på plads. Det kan eksempelvis være, at der ikke er styr på, hvor mange varer kunden vil købe eller til hvilken pris, varerne skal købes til.

I sjældnere tilfælde bliver en proformafaktura sendt før, at leveringen skal finde sted. I dette eksempel bliver det altså brugt til at give køber en ide om, hvad det kan komme til at koste.

Proformafaktura frem for en faktura

Man kan gøre brug af en proformafaktura, når de endelige detaljer omkring det kommende salg ikke er på plads. Det kan eksempelvis være, hvis der ikke er fastlagt, hvornår betalingen skal finde sted. Det kan også være, når der er ander usikkerheder omkring salget, at man udsteder en proformafaktura.

Er formålet med dokumentet at opkræve penge fra kunden, skal der altid sendes en faktura, da en proformafaktura ikke kan bruges til at få betaling. En proformafaktura skal ses som en faktura kladde og kan derfor ikke bruges i stedet for en faktura.

Hvad skal en proformafaktura indeholde?

Der er ikke specifikke krav til, hvad en proformafaktura skal indeholde, da den netop ikke er et lovligt bindende dokument. På trods af det så indeholder en proformafaktura typisk de samme informationer som en almindelig faktura. En proformafaktura indeholder oftest:

  • Informationer på sælger (Navn, adresse og evt. CVR-nummer, hvis sælger er en registreret virksomhed)
  • Informationer på køber (Navn, adresse og evt. CVR-nummer, hvis sælger er en registreret virksomhed)
  • Informationer på den solgte vare (Beskrivelse af varen, antal enheder., pris pr. enhed, samlede pris og momsbeløb)
  • Fakturadato (Den dato hvor proformafakturaen er sendt)

Den eneste forskel er egentlig bare, at der i en proformafaktura ikke er et fakturanummer, og ordet “Faktura” eller “Regning” skal heller ikke fremgå af dokumentet. Derimod skal det være tydeligt, at der er tale om en proformafaktura, og derfor bør ordet ‘Proformafaktura’ fremgå af dokumentet. En proformafaktura kan også gå under navnet ‘Fakturakladde’.

Hvad er et tilbud?

Et tilbud er et dokument, der sendes til køber, hvor der står, hvad køber kan tilbyde af varer, til hvilken pris og under hvilke forhold. Et tilbud sendes forud for en eventuel handel, så en mulig kunde kan se, hvad virksomheden kan tilbyde.

Når der sendes et tilbud, indikerer sælgeren også, at det som tilbuddet indeholder er noget, som sælgeren også kan stå inden for. Det er derfor vigtigt, at man som afsender af et tilbud er sikker på, at man kan leve op til de aftaler, der står i tilbuddet. På den måde er man som virksomhed ansvarlig for indholdet i et tilbud, og derfor bliver et tilbud til et lovligt bindende dokument.

Accepterer kunden et tilbud, enten mundtligt eller skriftligt, bliver handlen bindende, og der skal derefter udarbejdes en faktura.

Det er her vigtigt at påpege, at hvis en køber accepterer et tilbud, kan betingelserne i tilbuddet ikke ændres uden, at begge parter går med til det. Med andre ord kan sælger eksempelvis ikke ændre prisen, hvis køberen har accepteret en anden pris.

Et tilbud frem for en proformafaktura

Et tilbud kan i visse tilfælde lyde som en proformafaktura i og med, at en proformafaktura også kan sendes forud for et køb. Man kan se det sådan, at en proformafaktura bliver sendt til kunden, når det er forholdsvist sikkert, at der kommer til at ske et køb. Derimod bliver et tilbud sendt, når det ikke er sikkert, at det vil føre til et køb.

Hvad skal et tilbud indeholde?

Eftersom et tilbud er et lovligt bindende dokument, og sælger er ansvarlig for indholdet, er der også krav til, hvad et tilbud skal indeholde.

Et tilbud skal derfor indeholde:

  • Hvilken vare eller ydelse der bliver solgt. Det er her en god ide at beskrive varen eller ydelsen med en linje eller to
  • Hvilken pris varen eller ydelsen bliver solgt til. Her bør der skrives både en enhedspris samt en samlet pris for alle varerne eller ydelserne
  • En dato hvor tilbuddet udløber. Sælger kan evt give køber 30 dage til at beslutte, om de vil acceptere tilbuddet eller ej
  • Direkte kontaktoplysninger på sælger i så fald, at køber vil vide mere eller endda acceptere eller afvise tilbudet

Hvad er en følgeseddel?

En følgeseddel er et fysisk dokument, der bliver vedlagt ordren, hvorpå der står, hvad ordren indeholder. Der bliver typisk gjort brug af en følgeseddel, så kunden kan se, hvad der er leveret. Den bliver også brugt så kunden kan se, hvis der mangler noget i ordren, som ellers fremgår af følgesedlen.

En følgeseddel er ofte brugbar i situationer, hvor der bliver leveret en del af en større ordrer. På den måde kan både sælger og køber holde bedre styr på, hvad der er modtaget, og hvad der mangler.

Faktura frem for følgeseddel

Umiddelbart kan en følgeseddel godt lyde som en faktura, men der er faktisk en forskel. Man kan se det sådan, at en faktura bliver sendt, når beløbet skal opkræves, og når pengene er sendt vil varen blive leveret sammen med en følgeseddel.

Begge dokumenter indeholder informationer på både sælger og køber, men også en beskrivelse af, hvad der bliver leveret.

Hvad skal en følgeseddel indeholde?

Der er ikke bestemte krav til, hvad en følgeseddel skal indeholde, men der er alligevel informationer, der altid bør være på:

  • Informationer på sælger (Navn, adresse og evt. CVR-nummer)
  • Informationer på køber (Navn, adresse og evt. CVR-nummer)
  • Dato på hvornår følgesedlen er lavet, hvilket ofte er den dato, hvor pakken er sendt
  • Beskrivelse af hvad leverancen indeholder (art og mængde)