Hvordan annullerer man en faktura?
I visse tilfælde kan man få brug for at fortryde eller annullere en faktura, men det er vigtigt, at det bliver gjort korrekt, da det ellers kan give huller i regnskabet.
Som udgangspunkt skal fakturaer helst ikke blive annulleret, men i de tilfælde hvor det er nødvendigt bliver kreditnotaen en vigtig spiller. Ved at udstede en kreditnota kan fakturaen blive annulleret således, at bogføringen stadig stemmer overens.
Hvad er en kreditnota?
Kort fortalt er en kreditnota det samme som en faktura i minus - altså en faktura med et negativt beløb at betale. En kreditnota bliver sendt af sælgeren i flere forbindelser, men bruges oftest når en faktura er blevet sendt, men den skal trækkes tilbage eller annulleres.
En kreditnota indeholder de samme informationer som en faktura. Det vigtige er her, at hvis en faktura skal annulleres, skal kreditnotaen have samme informationer som fakturaen, der er blevet sendt.
Den eneste forskel er her, at hvis fakturaen havde fakturanummer 35, skal kreditnotaen have fakturanummer 36. Den næste faktura der sendes, skal have fakturanummer 37, da et fakturanummer jo ikke kan bruges mere end en gang. Man kan med andre ord ikke have både en kreditnota og en faktura med fakturanummer 36.
En kreditnota skal altså indeholde:
En titel (‘Kreditnota’)
Oplysninger på sælger (navn, addresse, CPR-nummer)
Oplysninger på køber (navn, addresse, CPR-nummer)
Et fakturanummer
En dato på hvornår kreditnotaen er sendt
En eller flere linjer hvor der beskrives, hvilke varer der er blevet handlet med
Hvilket samlede beløb der er tale om
Hvordan annulleres en faktura ved hjælp af en kreditnota?
Der kan eksempelvis være en situation, hvor sælger har solgt et produkt til en køber, men efter at køber har modtaget fakturaen, opdager køber, at der er en fejl. Her kan der oprettes en kreditnota således, at købet går i 0.
Man skal her forestille sig, at kunden eksempelvis er blevet faktureret for 500 kr., men de 500 kr. Bliver ikke betalt. Derfor skal der udstedes en kreditnota på -500 kr. For at fakturaen bliver udjævnet. Hvis dette ikke bliver gjort, vil der i regnskabet stå et køb for 500 kr., men man vil ikke kunne finde de 500 kr., da det jo ikke er overført.
Hvordan annulleres en proformafaktura?
I nogle tilfælde bliver der sendt en proformafaktura til kunden, da de endelige detaljer omkring købet ikke er på plads. Det er ikke et lovligt bindende dokument, hvilket betyder at kunden ikke er forpligtet til at betale det beløb, der er angivet på proformafakturaen.
Når der sendes en proformafaktura, kan denne sagtens slettes, hvis det bliver nødvendigt, og der er altså ikke brug for at udstede en kreditnota. Der kommer ikke huller i bogføringen ved at slette en proformafaktura.
En proformafaktura slettes ved at vælge den fakturakladde der er tale om, klikke på ‘Mere’ og vælg ‘Slet’.
Opret en kreditnota med få klik i SumUp Fakturaer
Hvis du står i den situation, hvor du har brug for at fortryde en faktura, har du mulighed for at sende en kreditnota med SumUp Fakturaer. Heldigvis kan det blive gjort på ganske få sekunder, da man som bruger slipper for at indtaste alle informationer igen.
Klik på den faktura, som skal annulleres
Klik herefter på knappen de tre knapper og så ‘Opret en kreditnota’
Du kan nu se, at alle informationerne fra fakturaen også er at finde i kreditnotaen. Den eneste forskel vil være, at der nu er et negativt beløb
Når kreditnotaen er klar, skal du klikke på ‘Godkend’, hvorefter du kan klikke på ‘Send’.
Her skal du indtaste kundens mail, hvis det ikke er gjort førhen
Klik nu på ‘Send’ igen.
Din kreditnota er nu sendt til kunden