Tidsbegrænset tilbud: Få 25% rabat det første år på alle planer fra i dag og frem til 8. december. Brug rabatkoden: VINTER19

Guide til små virksomheder

Dit fakturerings- og regnskabsprogram

Hvordan bør rykkerproceduren håndteres?

Desværre er det ikke alle, der formår at betale en faktura til tiden. Hvis en kunde ikke har betalt, behøver du ikke sidde og vente på, at din kunde får overført. Du kan i stedet ende en rykker til din kunde, og du bør allerede sende fakturaen afsted dagen efter, at betalingsfristen er overskredet.

På alle fakturaer skal der være en forfaldsdato, og den forfaldsdato fortæller, hvornår fakturaen aller senest skal være betalt. Datoen fremgår af fakturaen netop så begge parter ved, hvornår betalingen senest skal finde sted.

Forfaldsdatoen er også vigtig i forbindelse med rykkere. Hvis der dagen efter, forfaldsdatoen har fundet sted, stadig ikke er overført nogle penge, er du som virksomhedsejer i din gode ret til at sende din kunde en rykker.

Det er altid en god ide at være konsekvent med at sende rykkere ud, så gør det derfor til en vane at sende en rykker dagen efter, at betalingen skulle have fundet sted. Hvis du venter for længe, kan du glemme det, og det er sjældent, at kunden selv henvender sig og betaler fakturaen efter en længere periode.

Rykker eller betalingspåmindelse?

Der er to måder, hvorpå man kan minde sin kunde om, at der mangler betaling for en faktura: ved at sende en rykker eller ved at sende en betalingspåmindelse. En rykker er et officielt dokument imens, at en betalingspåmindelse ikke er.

En betalingspåmindelse er blot en venlig måde at fortælle sin kunde, at der mangler betaling. Oftest bliver en betalingspåmindelse sendt, hvis det er først gang, at kunden glemmer at betale eller, hvis virksomheden vil virke imødekommende over for kunden.

En betalingspåmindelse behøver slet ikke være skriftlig ligesom en rykker. Man kan eksempelvis bare tage telefonen og venligt gøre sin kunde opmærksom på, at der mangler betaling for en faktura. Den her fremgangsmåde er meget mere imødekommende end at sende en rykker med det samme.

Hvis kunden ikke reagerer på den betalingspåmindelse, der er sendt, kan der sendes en rykker afsted. Mange virksomheder fravælger at sende en betalingspåmindelse og sender i stedet en rykker i første hug.

Overvej derfor hvilken relation der er til kunden, og om det er første gang, at kunden glemmer at betale, eller om det er sket før. Nogle foretrækker netop at nøjes med en betalingspåmindelse for at pleje kunderelationen, da en rykker kan virke fjendtligt.

Hvad er proceduren for at sende en eller flere rykkere?

Indtil nu ved vi, at man kan sende en rykker afsted dagen efter, at betalingsfristen er overskredet, men hvad du endnu ikke ved er, at man kan sende op til 3 rykkere. Der er lavet en rykkerprocedure, så du ved, hvornår du bør sende rykkerne afsted.

Man håber altid, at kunden vil betale sin faktura efter den første rykker, eller betalingspåmindelse, men sådan er det desværre ikke altid. Nogle glemmer simpelthen at betale imens, at andre med vilje prøver at undgå at foretage betalingen.

Trinene i en rykkerprocedure ser såldes ud:

  1. Virksomheden udarbejder en faktura og sender den til kunden. Fakturaen indeholder bl.a. en forfaldsdato, så kunden ved, hvornår betalingen senest skal ske
  2. Kunden har ikke betalt fakturaen, og betalingsfristen er overskreddet. Der sendes her en betalingspåmindelse til kunde, så de bliver gjort opmærksomme på den manglende betaling
  3. Kunden betaler stadig ikke, og der sendes nu den første rykker
  4. 10 dage efter, at den første rykker blev sendt, og har kunden stadig ikke betalt. Derfor sendes der nu den anden rykker
  5. Der går igen 10 dage efter, at den anden rykker er sendt, men kunden har stadigvæk ikke betalt. Der sendes nu den tredje rykker, som også er den sidste rykker

Sker der det, at betalingen ikke er fundet sted, og den tredje rykker er sendt ud, er der kun en sidste mulighed for at få pengene. Sagen overgår nu til inkasso, som vil blive ansvarlig for at inddrive det skyldige beløb.

Kan jeg sende en rykker med et rykkergebyr?

Er du ejer i en enkeltmandsvirksomhed eller i et anpartsselskab, må du gerne pålægge et gebyr på 100 kr., for hver rykker du sender.

Følger du eksempelvis rykkerproceduren ovenfor, vil du kunne pålægge et rykkergebyr første gang, du sender en rykker. Der kommer altså ikke rykkergebyr på en betalingspåmindelse - også selvom den i teorien har samme funktion som en rykker.

Der må i alt komme et rykkergebyr på 300 kr. For hele rykkerprocedure, så der kan pålægges 100 kr. For hver rykker, der sendes.

Kan sagen overgå til inkasso før tredje rykker?

Du har mulighed for at lade sagen overgå til inkasso, før den tredje rykker sendes. Det er nemlig sådan, at der ikke er noget lovkrav om, at der skal sendes tre rykkere før, at sagen kan overgå til inkasso.

Med det sagt, kan man som virksomhed ikke give sagen videre til inkasso uden, at kunden er bekendt med det.

Lad os tage et eksempel:

Virksomheden Hundefoder ApS har solgt for 2.500 kr. Til kunden Inger Hansen. Hundefoder Aps har sendt en faktura til Inger, hvor der stod, at fakturaen skulle betales senest 15. Marts 2019.

Den 16. Marts 2016 er fakturaen ikke blevet betalt, men da Inger er en ny kunde, vælger Hundefoder Aps at sende en betalingspåmindelse.

Teksten i betalingspåmindelsen lyder således:

“Vi skal oplyse dig om, at vi ikke har modtaget betaling for fakturaen nedenfor. Du må meget gerne kontrollere, om du har betalt. På forhånd tak for hjælpen.”

Inger reagerer ikke på betalingspåmindelsen, så efter nogle dage vælger Hundefoder Aps at sende den første rykker afsted mod Inger.

Teksten i den første rykker lyder således:

“Vores system viser, at fakturaen nedenfor er forfalden til betaling. Hvis du allerede har betalt fakturaen, kan du se bort fra denne rykker. Hvis ikke, vil vi bede dig om at betale så hurtigt som muligt.”

Inger reagerer heller ikke på den første rykker også selvom, at der er gået 10 dage siden første rykker. Hundefoder ApS vælger efter 10 dage at sende den anden rykker.

Teksten i den anden rykker lyder således:

“Fakturaen nedenfor er stadig ikke betalt. Du bedes betale med det samme - ellers må vi tage sagen videre. Hvis du allerede har betalt fakturaen, kan du se bort fra denne rykker.”

Efter den anden rykker er der stadig intet nyt fra Inger, og derfor vælger Hundefoder ApS efter 10 dage at sende Inger den tredje og sidste rykker.

Teksten i den tredje rykker lyder således:

“Betalingsfristen for fakturaen nedenfor er kraftigt overskredet. Vores tidligere forsøg på at modtage betaling har ikke givet noget resultat. Hvis vi ikke modtager betalingen inden for fem dage, overdrager vi sagen til inkasso.”

Hvis Inger ikke betaler efter, at den tredje rykker er blevet sendt, bliver sagen videregivet til inkasso. Hundefoder ApS kunne sagtens have valgt at lade sagen overgå til inkasso før. Skulle dette være sket, ville Hundefoder ApS skulle skrive det tydeligt i den rykker, der blev sendt ud.

Eksempelvis kunne Hundefoder ApS i den anden rykker have tilføjet, at hvis der ikke bliver betalt inden for 10 dage, vil sagen overgå til inkasso.

Send en rykker med Debitoor faktureringsprogram

Som en del af Debitoors online faktureringsprogram, har du mulighed for at sende en rykker eller en betalingspåmindelse på et øjeblik ved blot at følge disse trin:

  1. Log ind på Debitoors hjemmeside
  2. Find den faktura, som mangler betaling. Den faktura kan findes inde under ‘Fakturaer’ og beløbet ud fra vil sandsynligvis være markeret med rød
  3. Når du har klikket på den pågældende faktura, skal du klikke på knappen ‘Mere’ oppe i højre hjørne
  4. Der kommer nu en række muligheder, og du skal klikke på ‘Opret’ og herefter ‘Rykker’
  5. Du får nu muligheden for, om du vil sende en betalingspåmindelse, første rykker, anden rykker eller tredje rykker. Vælg den rykker du vil
  6. Teksten til hver rykker har du mulighed for at ændre, hvis du hellere vil skrive noget andet - det kan også være, du blot har noget at tilføje.
  7. Vælger du eksempelvis ‘Første rykker’, skal du klikke på smileyen ud for den
  8. Når den er valgt, har du ude i højre side mulighed for at tilføje et rykkergebyr. Du kan maks opkræve 100 kr. I rykkergebyr
  9. Når rykkergebyret er oprettet, skal du klikke på ‘Opret’ og herefter ‘Send’
  10. Hvis mailen på kunden ikke allerede er indtastet, skal den indtastes nu
  11. Du mangler nu kun at klikke på ‘Send’, og så har du sendt din første rykker afsted!