Tidsbegrænset tilbud: Få 25% rabat det første år på alle planer fra i dag og frem til 8. december. Brug rabatkoden: VINTER19

Guide til små virksomheder

Dit fakturerings- og regnskabsprogram

Hvordan fakturerer jeg, hvis jeg ikke har en virksomhed?

Man kan sagtens sende en faktura uden at have en virksomhed, og selve faktureringen sker næsten på samme måde, som hvis man havde en virksomhed.

Der er ikke noget krav til, at man skal oprette en virksomhed, hvis man blot omsætter for under 50.000 kr. over en 12-måneders periode. Har man altså en omsætning på under 50.000 kr., driver man det, som kaldes for en personlig ejet mindre virksomhed.

Hvis man har en personlig ejet mindre virksomhed, er der som udgangspunkt intet CVR-nummer tilknyttet til virksomheden, da virksomheden ikke er registreret. Ejeren kan dog vælge at registrere virksomheden, og dermed få et CVR-nummer til virksomheden.

Om virksomheden, der omsætter for under 50.000 kr., bliver registreret eller ej, gør som sådan ingen forskel, da der kan sendes en faktura i begge tilfælde.

En mand der sender en faktura også selvom han ikke har en virksomhed

Hvad skal en faktura indeholde, hvis virksomheden ikke er registreret?

Langt hen af vejen skal en faktura, der er sendt fra en virksomhed indeholde det samme, som hvis den var sendt fra en privatperson.

Fakturaen skal indeholde en korrekt overskrift

I et regnskab kan der være en masse forskellige bilag, og for at kunne skelne disse bilag fra hinanden, er det vigtigt, at der er en sigende overskrift på. Derfor skal der altid stå enten ordet ‘Faktura’ eller ‘Regning’ på dokumentet.

Overskriften skal beskrive, hvilket bilag der er tale om. Uden en overskrift, kan der nemt opstå forvirring, og en faktura uden overskrift kan eksempelvis forveksles med en proformafaktura eller et tilbud.

Fakturaen skal indeholde oplysninger på sælger og køber

Der skal være oplysninger på både sælger og køber, da begge parter skal kunne identificeres i forbindelse med salget. Det er vigtigt, at der er fulde navn og adresse på begge parter. Hvis den ene part er en registreret virksomhed, skal det være virksomhedens navn, der skal stå på fakturaen. Det skal altså ikke være navnet på den person, som har stået for handlen, hvis der handles på vegne af en virksomhed.

Udover navn og adresse skal der stå et form for identifikationsnummer på begge parter. Hvis du som sælger ikke har en registreret virksomhed, kan du af gode grunde ikke sætte dit CVR-nummer på fakturaen, da du ikke har et.

Derimod har alle privatpersoner i Danmark et CPR-nummer, og det er netop det nummer, der i stedet skal skrives på fakturaen. Selvom man måske er lidt påpasselig med at give sit CPR-nummer ud, er det alligevel vigtige at opgive, da du som sælger af et produkt eller ydelse skal kunne identificeres.

Er man ikke meget for at give sit CPR-nummer ud men ved, at man fremover kommer til at sende flere fakturaer, kan man med fordel registrere sin virksomhed, og dermed få et CVR-nummer i stedet.

En faktura skal indeholde en beskrivelse af det, som der sælges

Formålet med en faktura er netop at opkræve penge fra en kunde efter, at der er blevet leveret en vare eller ydelse. Det er her vigtigt, at det tydeligt skal fremgå, hvad der opkræves penge for. På den både kan begge parter se, hvad der helt præcist er solgt og til hvilken pris.

Der skal derfor være:

  • En beskrivelse af varen eller ydelsen
  • Antal enheder af den vare eller ydelse der sælges
  • En enhedspris af varen eller ydelsen
  • En samlet pris for den specifikke vare eller ydelse
  • En rabat hvis det bliver brugt

Sælges der flere forskellige produkter, skal hvert produkt have sin egen linje. Det betyder, at hvis der eksempelvis sælges to forskellige slags shampoo og en balsam, skal hver af de tre produkter have hver deres linje.

Det kan også være, at der sælges to enheder af hvert produkt, og i dette tilfælde er det ikke nødvendigt at lave seks forskellige produktlinjer. Der kan i stedet nøjes med tre linjer, da man her kan skrive to enheder ud for hver produktlinje.

En faktura skal indeholde det beløb, der skal betales

Når der er udfyldt, hvilke produkter der skal faktureres for, skal den samlede pris udregnes. Det er nemlig vigtigt, at prisen er skrevet sort på hvidt, så der ikke opstår misforståelser mellem sælger og køber.

Normalvis skal der på en faktura også stå, hvor stor en del af beløbet, som momsen udgør, men da en privatperson ikke er momsregistreret, skal denne del undlades.

Her er det vigtigt at påpege, at der slet ikke må stå ordet ‘moms’ på en faktura, hvor der ikke opkræves moms. Det er simpelthen bare for ikke at skabe misforståelser om, hvorvidt produkterne kan trækkes fra.

Som en lille ekstra sidenote er det vigtigt at skrive, hvilken valuta prisen er skrevet ud fra. Det kan jo være, at prisen bliver oplyst i Euro i stedet for DKK, hvilket giver to vidt forskellige priser. Oplys derfor alt hvilken valuta prisen udregnes efter - også selvom det kan virke fjollet at skrive DKK, hvis det normalvis er den eneste valuta, du regner i.

En faktura skal indeholde to vigtige datoer

Det er vigtigt for begge parter, at de ved, hvornår fakturaen senest skal betales, men også hvornår fakturaen er sendt. Derfor skal der både være en fakturadato og en forfaldsdato på fakturaen.

En fakturadato er den dato, hvor fakturaen er sendt fra sælger til køber, og det er typisk også den dag, hvor fakturaen lander i hænderne på køber. En fakturadato går også under navnet udstedelsesdato, og datoen skal skrives sådan, at der ikke er nogen tvivl.

I danske sammenhænge vil der i en dato først stå dagen, så måneden og til slut året, men i andre lande bytter dag og måned placering, hvilket kan give misforståelser. Hvis du ved, at kunden er dansk, eller bruger samme datosystem, kan datoen sagtens skrive således: 05-04-19, hvis fakturaen er sendt 5. April 2019.

Hvis kunden derimod er fra England, kan datoen fortolkes som om, at fakturaen er sendt 4. Maj 2019 i stedet. Tænk derfor over om datoen er skrevet tydeligt nok, eller om den kan misforstås på nogen måde.

Udover fakturadato skal der også være en forfaldsdato, som fortæller, hvornår pengene senest skal være betalt. Det er utrolig vigtigt, at den dato også er skrevet således, at den ikke kan misforstå.

I langt de fleste tilfælde bliver en faktura betalt før fristen udløber, men det kan ske, at kunden ikke får betalt. Netop her bliver forfaldsdatoen vigtig, da du har mulighed for at sende din kunde en rykker så snart, at forfaldsdatoen er overskredet.

Send en faktura som privatperson med Debitoor faktureringsprogram

Selvom du ikke har en virksomhed, kan du stadig benytte dig af Debitoors faktureringsprogram.

Inden du sender din faktura afsted, er der nogle ting, du skal gøre forinden. Først og fremmest skal du, når du er logget ind på din konto, gå til indstillinger og klikke på fanen 'Virksomhed'. Her kan du udfylde felterne med navn, adresse, email og telefon. Her skal du ikke lade dig forvirre af, at disse oplysninger kan udfyldes af virksomheder.

Efterfølgende skal du rulle ned indtil, at du kan se et punkt der hedder 'Moms og registrering'. Ude til højre er der mulighed for at slå moms til og fra, og da der er tale om en privatperson, vil personen ikke handle med moms. Derfor skal mom slås fra, så det ikke optræder på den faktura, der nu skal laves.

I stedet for at lade feltet med CVR-nummer stå tomt kan du skrive dit CPR-nummer i feltet.

Opret faktura i Debitoor faktureringsprogram

Når du har udfyldt dine oplysninger, skrevet dit CPR-nummer ind og slået moms fra, er du klar til at oprette din faktura.

Du kan oprette en faktura ved at følge disse trin:

  1. Hvis du ikke allerede er logget ind, skal du logge ind på din konto
  2. Gå til forsiden der hedder ‘Hjem’
  3. Oppe i højre hjørne er der en knap, der hedder ‘Ny’. Hvis du klikker på den, kommer der en fold ud menu, og her skal du klikke på ‘Faktura’
  4. Du har nu en fakturaskabelon foran dig, som skal udfyldes med alle dine kundes informationer
  5. Eftersom du har slået moms fra, vil priserne være uden moms, og moms vil slet ikke fremgå af fakturaen - ligesom det skal være
  6. Når du har udfyldt din kundes informationer, og hvad der faktureres for, kan du se, hvordan din faktura ser ud. Der er et felt øverst, hvor der står ‘Vis’, og her kan du se, hvordan fakturaen ser ud, når den lander hos din kunde
  7. Er du tilfreds med fakturaen? Så skal du klikke på feltet ‘Godkend’, hvorefter du kan klikke på ‘Send’
  8. Nu skal du bare indtaste mail på din kunde, og så vil fakturaen blive sendt så snart, at du klikker på ‘Send’

Fakturaen er nu sendt, og du skal bare vente på, at din kunde betaler dig for dit arbejde