Tidsbegrænset tilbud: Få 25% rabat det første år på alle planer fra i dag og frem til 8. december. Brug rabatkoden: VINTER19

Guide til små virksomheder

Dit fakturerings- og regnskabsprogram

Hvilke krav stiller bogføringsloven til en virksomheds regnskab?

Inden for regnskab og bogføring er der mange regler, der skal overholdes, hvilket til tider kan være svært at holde styr på. Derfor er der bogføringsloven, som indeholder alle de regler virksomheder skal overholde, og indeholder herunder også hvordan posteringer og bilag skal håndteres korrekt.

Bogføringsloven gælder alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark og gælder samtidig også virksomheder, der har skattepligtige aktiviteter i Danmark på trods af, at virksomheden er placeret i udlandet. Den omfatter altså virksomheder, der er skattepligtige og kan også omfatte virksomheder, der modtager støtte fra den danske stat eller EU.

Din virksomhed er omfattet af bogføringsloven, hvis den overholder en af de ovenstående krav, men hvis du derimod er omfattet af kommunens eller statens regnskabsføring, gælder bogføringsloven ikke for din virksomhed.

God bogføringsskik

Inden for bogføringsloven er der et begreb, der hedder god bogføringsskik. Det begreb omfatter, at virksomheder skal opbevare deres regnskab og bilag sikkert og dermed sørge for, at det ikke kan udsættes for misbrug. Det kræves derudover, at alt bogføring er sket korrekt, så der ingen fejl og mangler finder sted.

Her menes der eksempelvis, at hvis en virksomhed har købt varer for 3.000 kr., skal der i udgiftsposten ikke skrives, at der er købt varer for 4.000 kr., da dette vil være forkert. Det er her også vigtigt, at alle posteringer i regnskabet har et tilhørende bilag. Uden et bilag ville der netop opstå mangler i regnskabet, da man derfor ikke ville kunne bevise posteringen.

God bogføringsskik omfatter også, at bogføring af en enkelt post skal ske så hurtig som muligt. Det nytter derfor ikke noget, hvis der har været en udgift i april 2017, og denne post først bliver bogført i februar 2018. I dette tilfælde vil regnskabet ikke være fuldt opdateret, og der vil derfor igen være mangler i bogføringen.

Hvis der ikke benyttes et standard bogføringssystem, skal det anvendte system beskrives, når regnskabsåret slutter. Der skal laves en begrundelse, så myndighederne ved, hvordan regnskabet er grebet an, hvis det ikke er gjort på almindelig vis.

En af de mest vigtige ting, når det kommer til god skik inden for bogføringsloven er, at regnskabet, og alle bilag, skal opbevares sikkert i minimum 5 år.

Opbevaring af bilag og regnskab i 5 år

Ejer du en virksomhed, der er underlagt bogføringsloven, er dette et yderst vigtigt punkt at tage med. Det er nemlig sådan, at hele regnskabet inklusiv bilag, posteringer og fakturaer skal opbevares sikkert og tilgængeligt i minimum 5 år. Det betyder, at den faktura der blev sendt den 5. April 2018 skal opbevares sikkert indtil regnskabsåret slutter i 2023, hvilket typisk vil være den 31. December 2023.

Mange virksomhedsejere tror fejlagtigt, at fakturaen fra 5. April 2018 blot skal opbevares indtil 5. April 2023. Det er dog meget vigtigt, at fakturaen bliver opbevaret sikkert indtil, at det femte regnskabsår afsluttes.

Lad os tage et eksempel:

Vi antager, at der blev sendt en faktura den 5. April 2018. Virksomheden har et regnskabsår, der løber fra 1. Maj til 30. April. I dette tilfælde skal fakturaen altså gemmes indtil 30. April 2023, da det er her, hvor de femte regnskabsår afsluttes.

Havde virksomheden derimod et regnskabsår, der løber fra 1. Januar til 31. December, skal fakturaen gemmes indtil 31. December 2023, da det er sidste dato i det pågældende regnskabsår.

Hvad er sikker opbevaring?

Et af bogføringslovens krav lyder på, at hele regnskabet skal opbevares sikkert. Sikker opbevaring indebærer, at hele regnskabet bliver opbevaret et sted, hvor det hverken kan blive mistet eller blive beskadiget. Man siger her, at regnskabet altså ikke må være et sted, hvor der er chance for, at det forsvinder i en brand eller drukner i vand.

Udover at skulle opbevares et sikkert sted, skal det samtidig opbevares et sted, hvor de danske myndigheder kan få adgang til det. Det betyder, at regnskabet skal opbevares i en af de følgende lande: Island, Norge, Sverige, Finland og Danmark. Ønsker en virksomhed at opbevare det i et andet land af specielle grunde, skal der først søges tilladelse til dette.

Før computeren blev en integreret del af hverdagen, var det normalt at opbevare hele regnskabet i en masse ringbind, som omhyggeligt stod placeret i reoler på kontoret. Det krævede, at der var helt styr på, hvor de forskellige posteringer var placeret, men også hvor de dertilhørende bilag lå.

Man kan sige, at den traditionelle måde sagtens kunne blive udsat for både brand og vandskade, da der typisk kun var ét eksemplar af hvert bilag og postering. I dag ser tingene anderledes ud, og de fleste virksomheder, med styr på regnskabet, har altid en kopi af regnskabet et andet sted.

Opbevaring af regnskab i et regnskabsprogram

Efter computeren blev en stor del af det at drive virksomhed, har flere benyttet sig af muligheden for at opbevare deres regnskab sikkert i skyen. Ved at have det liggende på en server, er regnskabet sikret mod brand og vandskade. Selvom tilliden til teknologi og online opbevaring af diverse ting er stor, vil der altid være personer, der foretrækker at have regnskabet i fysisk form.

I Debitoor regnskabsprogram kan hele regnskabet, inklusiv alle bilag, blive opbevaret sikkert i skyen i alle de 5 år, det er nødvendigt. Samtidig kan hver udgift eller indtægt nemt kobles sammen med det tilhørende bilag, så det hele forbliver samlet.

Ved at have regnskab og bilag i skyen overholder Debitoors regnskabsprogram samtidig kravet om, at regnskabet skal være tilgængeligt for myndighederne, hvis det bliver en nødvendighed. En fordel ved at have det hele samlet elektronisk er, at det til tider kan være tidskrævende at finde én enkelt postering blandt mange fysiske mapper. Ved at benytte søgefunktionen kan man nemt finde frem til det bestemte bilag eller postering.

Der kan også være en fordel i, at posteringerne ikke flyder rundt og hermed nemt kan blive væk. I tilfælde af brand eller vandskade kan det få fatale konsekvenser for et regnskab, der kun findes fysisk.

For lige at runde af, kan det anbefales at man overvejer grundigt, hvor og hvordan ens regnskab og bilag skal opbevares. Det vigtige er, at man som virksomhed, skal gøre det, der virker bedst men samtidig huske på, at bogføringsloven overholdes.