Debitoor Regnskabsordbog

Økonomiske begreber forklaret på en simpel og letforståelig måde

Artikler om begreber inden for bogføring og regnskab

  1. Faktura
  2. Regning
  3. CVR-nummer
  4. Bogføringsloven
  5. Omkostninger
  6. Udgift
  7. Kvittering

Bilag - Hvad er et bilag?

Et bilag er et skriftligt dokument, som ofte påkræves i forbindelse med bogføring af køb og salg.

Hold styr på alle dine bilag i Debitoor regnskabsprogram, og få dem opbevaret sikkert i skyen. Prøv gratis i 7 dage nu.

Hver gang du enten køber eller sælger, en vare eller ydelse, fungerer et bilag som dokumentation på, at handlen har fundet sted. Et bilag kan altså være dokumenter såsom: faktura, regning, kvitteringer, kontrakter osv.

Hvad skal et bilag indeholde?

Selvom bilag sagtens kan være forskellige dokumenter, er der alligevel krav til, hvad et bilag skal indeholde. Grunden til det er, at bilagene dokumenterer de poster, der er i regnskabet.

Et bilag skal derfor indeholde oplysninger på sælger, men i flere bilag er der også informationer på køber. Når der købes en vare i en butik, får man for det meste bare en kvittering, hvor der står butikkens navn, CVR-nummer, købets beløb, dato for køb, moms beløbet osv.

Er der derimod tale om en ganske almindelig faktura, vil der være oplysninger på både sælger og køber. Forestil dig, at du sælger en vare for 8000 kr. til en privatkunde. For at du kan dokumentere salget, skal der udarbejdes en faktura, og kundens informationer skal derfor med på fakturaen. I dette tilfælde vil kundens informationer skulle være:

  • Navn på kunden
  • Adresse på kunden
  • Telefonnummer på kunden
  • CVR-nummer, men kun hvis kunden er en virksomhed
  • Moms-nummer, men kun hvis kunden er momsregistreret

Der er krav til, hvornår man skal sende en faktura fremfor en kvittering, men det vigtige er at dine bilag indeholder nok informationer til, at du kan dokumentere salget senere hen.

Hvordan opbevarer man bilag?

Alle virksomheder i Danmark er underlagt bogføringsloven, hvilket bl.a. indebærer at alle bilag skal opbevares i minimum fem år. Grunden til dette er, at du til hver en tid inden for 5 år, skal kunne dokumentere det salg eller køb, der er foretaget.

Det er vigtigt, at regnskabet og bilag bliver opbevaret et sted, hvor de danske myndigheder kan få adgang til det. Du må godt have det hele liggende fysisk eller online, men det er dit ansvar, at det til hver en tid kan findes frem.

Før i tiden havde man alle bilag og alle posteringer i regnskabet udprintet og lagt i mapper, men nu ses det ikke så ofte som før. I takt med at virksomheden vokser, vokser bilagene også, hvilket kan føre til, at man mister overblikket. Derfor er den nye norm, at virksomhedsejere flytter deres regnskab og bilag til et online regnskabsprogram, så det hele ligger sikkert i skyen, hvor man hurtigt kan finde det bilag, man leder efter.

Ved at have bilag og regnskab i et online regnskabsprogram, kan man til hver en tid overdrage bilagene og regnskabet til myndighederne. Derudover skal man også huske på at både bilag, gamle fakturaer og kvitteringer mister deres blæk med årene, hvilket kan gøre dem ulæselige.

Hvad sker der, hvis jeg mister mine bilag?

Sker der det, at du har mistet et eller flere af dine bilag, så du altså ikke har dokumentationen i orden, overholder du ikke bogføringsloven. Det kan sagtens få konsekvenser, hvis du kommer ud for, at myndighederne skal bruge et bilag, som du har mistet. I de fleste tilfælde bliver der udstedt en bøde, men i visse tilfælde kan der gives kompensation.

SKAT kan til tider godkende en postering, også selvom der ikke findes et bilag. Det omhandler de posteringer, der meget sandsynligt kunne have betydning for din virksomhed. Det kan f.eks. være, hvis du arbejder i rengøringsbranchen og har købt rengøringsmidler, men har mistet fakturaen hertil.

I det tilfælde er det meget sandsynligt, at det køb er fundet sted, og SKAT vil i nogen tilfælde give kompensation, hvilket betyder at du kan trække omkostningen fra i SKAT.

Det bedste du kan gøre, lige meget hvad, er dog at sørge for, at du ikke mister dine bilag. så du ikke ender i sådan en situation.

Hvordan kan jeg sørge for ikke at miste mine bilag?

Hvis du før har mistet et bilag, ved du, hvor irriterende det kan være. Har du ikke mistet et bilag, kender du måske allerede nogle tricks til, hvordan du sørger for ikke at miste det.

Heldigvis er der tiltag, du kan tage, så du ikke mister dine bilag!

Mange vil sige, at det er bedre at benytte et online regnskabsprogram, hvis man ikke vil risikere at miste sine bilag. Andre er mere til den gamle metode, hvor bilagene er opbevaret i en mappe. Lovmæssigt gør det ingen forskel om du opbevarer dine bilag på den ene eller anden måde, bare de opbevares i minimum 5 år.

Opbevaring af bilag i Debitoor regnskabsprogram

Ved at have dine bilag i Debitoor regnskabsprogram, kan du til hver en tid dokumentere dine køb og salg over for myndighederne. Til hver en udgift kan du vedhæfte et bilag, så du altid har udgift og bilag sammen.

Du kan endda tage billede af et bilag på din telefon og vedhæfte det til din udgift - det bliver ikke nemmere.