Ordbog
Debitoors Regnskabsordbog
Depositum

Depositum - Hvad er et depositum?

Et depositum er et beløb, der betales forud for en handel og bruges typisk i forbindelse med leje af en lejlighed.

Opkræv depositum for at sikre din virksomhed og brug Debitoor til at sende en faktura, som du sender til din kunde. Prøv Debitoor gratis i 7 dage.

Et depositum er med til at sikre, at virksomheden der modtager depositummet har mindre chance for at lide et økonomisk tab.

Hvornår bruges et depositum?

Depositum bruges ofte i forbindelse med leje af lejlighed, hvor udlejeren opkræver et depositum af lejer, så eventuelle reparationer kan blive dækket af det pågældende depositum, når lejer fraflytter lejligheden.

Brugen af depositum ses også i forbindelse med andre virksomheder, hvor kunden betaler et form for "startbeløb" til virksomheden, så virksomheden kan få dækket de første omkostninger i forbindelse med jobbet. For virksomheden er det, at opkræve et depositum, en måde at sikre arbejdet på, i stedet for at den fulde betaling først sker til slut, når arbejdet står færdigt.

Depositum regler

Der er mange regler for depositum i forbindelse med leje af en lejlighed. Der er blandt andet regler for, hvor meget udlejer af lejligheden må opkræve i depositum, og hvad man gør, hvis man ikke kan betale et depositum.

Dog er der ikke specifikke regler for virksomheder, der gerne vil opkræve depositum i forbindelse med et arbejde. På trods af det er det vigtigt, at virksomheden oplyser over for kunden, om depositummet bliver tilbagebetalt eller ej, når arbejdet står færdigt. Med andre ord om depositummet er en del af det samlede beløb, eller om det betales ud over det aftalte beløb.

Tilbagebetaling af depositum

Som nævnt kan et depositum blive tilbagebetalt, men i visse tilfælde bliver et depositum ikke tilbagebetalt. I forhold til depositum af en lejlighed, vil det ikke altid være det fulde beløb, der bliver tilbagebetalt, der der ofte er nogle reparationer, der skal laves i den pågældende lejlighed, og så får lejer kun en del af depositummet udbetalt.

Når der bruges depositum i andre situationer end ved leje af en lejlighed, så er det også forskelligt, om depositummet bliver tilbagebetalt eller ej. Visse steder skal man som kunde lægge et depositum for at låne noget, og hvis man returnerer det i samme stand som udlånt, vil det fulde depositum blive betalt tilbage.

Virksomheder der sælger produkter, eller yder en service, der er skræddersyet til den enkelte kunde opkræver ofte et depositum. Her indgår depositummet som en del af det samlede beløb, og derfor bliver depositummet i sådan et tilfælde ikke tilbagebetalt.

Det kan eksempelvis være, hvis en kunde er ved at få anlagt en have til 80.000 kr., og gartnerfirmaet har indkøbt planter og træer til den specifikke kunde. Her kan virksomheden opkræve et depositum på eks. 15.000 kr. der dækker over de første par omkostninger, som virksomheden måtte have i forbindelse med jobbet.

Depositum er med til at sikre virksomheden

Der er en grund til at virksomheder vælger at opkræve et depositum af deres kunder. For det første så er det mere økonomisk sikkert, hvis en virksomhed opkræver bare en lille del penge, inden at et arbejde starter - eksempelvis inden at en have bliver anlagt.

Her kan det koste virksomheden mange penge, hvis de er gået i gang med at anlægge haven, og kunden så springer fra. I det tilfælde har virksomheden ikke modtaget nogen betaling, hvis de ikke har opkrævet et depositum, inden at arbejdet er påbegyndt. Derimod har virksomheden sikret sig bedre økonomisk ved at have opkrævet et depositum, der kan være med til at dække eventuelle omkostninger i forbindelse med det påbegyndte arbejde.

Udover at depositummet er med til at sikre virksomheden økonomisk, så er det også mere almindeligt, at kunden betaler det resterende beløb for opgaven, hvis kunden først har lagt et depositum, som kunden ved ikke bliver tilbagebetalt, hvis kunden springer fra opgaven.

Hvad hedder depositum på engelsk?

Det er ikke altid, at man som virksomhed kun handler med danske kunder, og derfor kan det være godt at vide, hvad depositum hedder på engelsk. Depositum på engelsk hedder 'Deposit' eller 'Security deposit'.

Bogføring af depositum

Hvis du driver en virksomhed, så kan du være ud for, at du skal lægge et depositum for en maskine, et lokale eller noget helt tredje. Alle udgifter skal bogføres, når man driver virksomhed, men hvordan det skal bogføres afhænger af, hvad depositummet er betalt til.

I Debitoor er det sådan, at når man opretter en udgift, så kan man vælge en kategori til sin udgift. Derfor vælger man som virksomhed den kategori, der passer til det depositum, man har betalt.

Eksempelvis hvis man har betalt et depositum på en maskine, kan man vælge kategorien 'Maskiner', der er i overkategorien 'Anlægsaktiver'. Hvis det er et depositum på et lokale, man har betalt, så kan udgiften blive kategoriseret som 'Husleje' under kategorien 'Lokaler'.

Debitoor og depositum

Som virksomhed der bruger Debitoor, er det nemt at opkræve et depositum fra sine kunder via en faktura. Det er både muligt at opkræve et depositum fra sine kunder, der skal tilbagebetales og et depositum, der ikke skal tilbagebetales.

Hvis du laver en faktura, der indeholder et depositum, så skal du blot oprette en faktura som normalt og så skrive 'Depositum for X' på din fakturalinje. Herefter sender du fakturaen til din kunde, og så betaler kunden den faktura. På fakturaen bør du skrive, om depositummet er refunderbart eller ej.

Hvis depositummet er refunderbart (og bliver fratrukket den endelige faktura), så skal du lave den endelige faktura på følgende måde:

  1. Opret en faktura i Debitoor Faktureringsprogram
  2. Udfyld fakturaen med de rigtige informationer
  3. På den sidste fakturalinje skal du skrive 'Depositum' og så depositummets beløb med et negativt tegn foran - eks. -15.000 kr.
  4. Det betalte depositum bliver nu modregnet den endelige faktura, og fakturaen kan sendes til kunden, der har betalt depositum