Debitoor Regnskabsordbog

Økonomiske begreber forklaret på en simpel og letforståelig måde

Artikler om begreber inden for bogføring og regnskab

  1. Faktura
  2. Fakturaskabelon
  3. Tilbud
  4. Moms

Proformafaktura - Hvad er en proformafaktura?

En proformafaktura er et dokument, der bliver sendt til en kunde under specielle forhold - typisk inden alle detaljer på fakturaen er angivet. Dog er en proformafaktura ikke en officiel faktura, som køber ikke er forpligtet til at betale.

Mangler du at aftale de sidste detaljer omkring et salg? Så kan du med fordel lave en proformafaktura. Start gratis prøveperiode, og lav din egen, professionelle proformafaktura nu.

Hvad indeholder en proformafaktura?

Selvom en proformafaktura ikke er en officiel faktura og ikke fungerer som en officiel faktura, indeholder en proformafaktura typisk de samme detaljer som en officiel faktura. Dog skal det fremgå tydeligt, at der er tale om en proformafaktura.

Det vil sige, at en proformafaktura indeholder:

  • Et kronologisk fakturanummer
  • Dato for fakturaens udstedelse
  • Købers navn og adresse
  • Navn, adresse og CVR-nummer på sælger
  • Varebeskrivelse - inkl. antal, pris og betalingsbetingelser
  • Moms
  • Valuta

Det er dog ikke unormalt, at detaljer som betalingsbetingelser og varens eller ydelsens pris og antal kan ændre sig, inden det endelige salg er foretaget.

Er en proformafaktura en gyldig faktura?

En proformafaktura fungerer ikke som en gyldig faktura. Derfor er der en række elementer, du skal være opmærksom på, inden du laver og sender en proformafaktura:

  1. En proformafaktura er ikke en gyldig faktura. At udstede en proformafaktura er ikke ensbetydende med, at kunden er pålagt at betale for de angivne produkter eller ydelser.

  2. Sælger kan ikke bogføre en proformafaktura som et tilgodehavende. Da en proformafaktura som sådan ikke er en gyldig faktura, skal den slet ikke bogføres.

  3. Køber kan ikke bogføre en proformafaktura som leverandørgæld, fordi køber ikke er pålagt at betale proformafakturaen.

En proformafaktura er blot et dokument, som beskriver sælgers forpligtelse til at yde en service eller sælge en vare til en bestemt køber til en bestemt pris.

Hvornår bruger man en proformafaktura?

Hvis du får brug for at udstede et dokument for varer eller ydelser, som du endnu ikke har leveret, kan du udstede en proformafaktura for at informere kunden om varens eller ydelsens pris.

Det er dog ikke alle virksomheder, der benytter sig af en proformafaktura. Men det kan anbefales at udstede en proformafaktura, inden salget er gennemført, for at undgå misforståelser mellem køber og sælger.

Hvad er forskellen på en proformafaktura og et tilbud?

En proformafaktura og et tilbud har to forskellige formål. Dog kan man benytte en proformafaktura og et tilbud i stadiet, inden køber og sælger er blevet enige om alle detaljerne i et salg.

På den måde sender man typisk et tilbud, hvis kunden beder om en detaljeret oversigt over detaljerne omkring salget af en vare eller en ydelse. Nogle virksomheder foretrækker at udstede et tilbud, som bliver omdannet til en faktura, efter kunden har accepteret tilbuddet. På den måde er det ikke nødvendigt at udstede en proformafaktura.

I andre tilfælde kan man med fordel sende en proformafaktura til kunden, hvis kunden i forvejen har godkendt det fremsendte tilbud. En proformafaktura sendes typisk, hvis de sidste, enkelte detaljer endnu ikke er inkluderet i salget. En proformafaktura kan altså med fordel anvendes i stadiet mellem et tilbud er sendt til kunden, og før en endelig faktura kan blive udstedt.

Proformafaktura i Debitoor regnskabsprogram

I Debitoor regnskabsprogram kan du lave en proformafaktura ved hjælp af vores brugervenlige fakturaskabelon. På den måde får du mulighed for at lave proformafakturaer, der afspejler din virksomheds image, gennem få step:

  1. Efter du er logget ind på din konto, klik da på ‘Fakturaer’ og derefter ‘Ny faktura’

  2. Tilføj dine detaljer, og indtast detaljerne på en ny kunde, eller vælg en gemt kunde fra drop-down menuen, og ændr proformafakturaens design, så det repræsenterer din virksomhed

  3. Tilføj vare eller ydelse

  4. Klik ‘Gem’ i stedet for ‘Godkend’

Efter proformafakturaen er gemt, kan du finde den under ‘Kladder’. Disse kladder er dine proformafakturaer.

Du kan også downloade vores gratis fakturaskabelon til Word og til Excel og bruge dem til at lave en proformafaktura.