Undgå dårlige betalere

Som virksomhedsejer er en det irriterende og frustrerende, hvis man har kunder, der ikke betaler. Der er dog måder, hvorpå man kan undgå at lave en handel med netop disse kunder. Vi giver dig fem råd til, hvordan en dårlig betaler kan takles, og hvordan det kan undgås i fremtiden.

Råd 1 - Lav baggrundscheck på kunden

Man kan komme rigtig langt med et par søgninger på nettet, da alle virksomheder og personer efterlader spor. Hvis en virksomhed, eller en person, før har haft problemer med at betale, kan det være, at der ligger informationer om det på nettet.

Er kunden en anden virksomhed, kan virksomheden med fordel slås op i CVR-registreret. I CVR-registret har man mulighed for at slå virksomheder op, og bl.a. se hvor længe virksomheden har eksisteret, hvor stor en kapital virksomheden har, og ikke mindst se virksomhedens regnskab.

Hvis man allerede her kan se, at virksomheden har en dårlig økonomi, kan man overveje, om man vil have den pågældende virksomhed som kunde eller ej.

Råd 2 - Klare retningslinjer

Det næste man kan gøre er at give sine kunder helt klare retningslinjer for, hvordan og hvorledes betalingen skal ske. Det er ofte her, det går galt for mange virksomheder, da de ikke formår at være klar i spyttet omkring det.

Dette indebærer bl.a., at der på alle fakturaer står en forfaldsdato, altså en dato på hvornår betalingen senest skal være betalt. Det er nemlig sådan, at hvis kunden ikke betaler inden, at den dato finder sted, kan der sendes en rykker afsted med det samme.

Hvis kunder kender til konsekvensen ved ikke at betale, eller bare ikke betale til tiden, vil kunderne typisk blive bedre betalere.

Råd 3 - Fast rykkerprocedure

En fast rykkerprocedure hænger sammen med, at der skal være klare retningslinjer. Som virksomhed skal du nemlig være konsekvent i din rykkerprocedure. Det hjælper altså ikke noget, hvis du siger, at der bliver sendt en rykker, og der så ikke sker noget. Så ved kunden udemærket godt, at der ikke kommer konsekvenser ved at mangle betalingen.

Det er derfor vigtigt at have en helt fast ramme for rykkerproceduren. Som hovedregel bør den første rykker sendes allerede dagen efter, at betalingsfristen er overskredet. I den forbindelse er det helt essentielt, at man som virksomhed har styr på, hvornår man skal have modtaget betaling.

I Debitoor kan man i fakturaoversigten se, hvilke fakturaer der har overskredet betalingsfristen:

Hvis kunden ikke har betalt efter, at den første rykker er blevet sendt, kan en anden rykker sendes efter 10 dage. Betales fakturaen stadig ikke, kan en tredje rykker sendes efter 10 dage. Man kan maksimum sende tre rykkere, og hvis fakturaen ikke er betalt efter den tredje rykker, kan sagen overgå til inkasso.

Råd 4 - Vær varsom med kredit

Det kan være en rigtig god service at tilbyde visse kunder kredit, hvor kunden kan vente lidt længere med at betale. Fejlen kan opstå, hvis alle kunder får samme kredit, da det kan resultere i en forringet likviditet i virksomheden og dårlige betalere.

Hvis en kunde altid har været god til at betale, kan der nemmere gives kredit, end hvis man ikke kender kunden så godt. Undgå derfor at give kredit til helt nye kunder før, at der er opbygget et forhold.

Man skal ikke lade sig presse til at give kunder kredit, og hvis kunden skubber for meget på for netop at få kredit, kan det være et rødt flag om, at kunden er en dårlig betaler eller har dårlig økonomi.

Råd 5 - Opdel betalingen

Hvis man har fingre i en dårlig betaler, kan man fremskynde betalingsprocessen ved at dele betalingen op i mindre bidder. Eventuel kan en faktura strække sig over 3 eller 5 betalinger, alt efter hvad der bliver besluttet.

Formår en kunde ikke at betale, kan det være, at der er en grund til det. Ved at kommunikere med kunden, kan man som virksomhed hurtig finde ud af, hvad der ligger bag. Det er oftest bedre at dele en betaling op, end ikke at modtage den overhovedet og på den måde undgå en inkassosag.

Send en rykker i Debitoor

Som bruger af Debitoor Regnskabsprogram kan en ubetalt faktura nemt og hurtigt laves om til en rykker. Det kræver ikke mere end 1 minut, og man undgår at genskrive alle informationerne fra fakturaen.

Opret en rykker med disse trin:

1. Log ind på din Debitoor konto
2. Klik på 'Faktura' i højre side
3. Vælg den faktura der ikke er blevet betalt. Den står markeret som 'Forfalden' i rød skrift
4. Klik på 'Mere' og vælg 'Opret' og så 'Rykker'
5. Her vælges der, om det er en betalingspåmindelse eller første, anden eller tredje rykker
6. Når det er valgt, skal der klikkes på 'Opret' og så 'Send'
7. Hvis kundens email ikke før har været indtastet, skal den nu skrives ind
8. Afslut med at klik på 'Send'