For mange flyver der utallige mails ind og ud hver dag, og det er ikke altid, at man tænker over tonen eller formuleringen. Dog har undersøgelser vist, at god og direkte kommunikation er alfa omega for virksomheder. Bliv klogere på hvordan du kan tilpasse email skabelonerne i Debitoor.
Hvis du allerede er bruger af Debitoor, ved du, at man nemt og hurtigt kan sende en faktura, et tilbud eller andre dokumenter direkte fra Debitoor til kundens indbakke.
Derfor har du måske også lagt mærke til, at man kan skrive en mail, der bliver sendt sammen med det pågældende dokument. Du kan med andre ord ændre den brødtekst som følger med, men også selve emnefeltet. Det ser eksempelvis sådan ud, hvis du vil sende en faktura:
Nogle gange kan det være, at man ønsker at skrive noget specielt til den enkelte kunde. Derfor er det muligt at ændre både tekst og emnefeltet hver gang, at du vil sende en mail til din kunde.
Der er også håb for dig, der gerne vil have, at der står noget andet i alle dine mails. Hvis du vil vide, hvordan man ændrer i emailskabelonen, skal du bare blive hængende!
Find og rediger emailskabelonerne
Første skridt er at finde emailskabelonerne hvilket er ganske ligetil. Først logger du ind på din Debitoor konto, ruller ned til 'Indstillinger' og klikker herefter på 'Emailskabeloner'.
Du vil nu kunne se et billede, der ligner det ovenfor. Her ligger der skabeloner til:
- Fakturaer
- Fakturakladder/proformafaktura
- Kreditnotaer
- Kreditnotakladder
- Tilbud
- Rykkere
Her kan du ændre emnefelterne og selve brødteksten således, at det bliver den tekst, der fremover kommer til at fremgå af emailen.
Indsæt forskellige automatiske felter
Hvis du ikke har ændret i emailskabelonerne, så vil du kunne se forskellige 'tags', der eksempelvis kan se sådan ud: {{customer name}}. Sådan et tag betyder, at når du eksempelvis sender en faktura afsted, og emailskabelonen inkluderer det tag, vil kundens navn automatisk fremgå af mailen. På den måde slipper du for hver gang at skulle skrive navnet ind, hvilket kan spare dig for en del tid.
Der findes også en række andre tags, som du kan vælge at benytte dig af, men den fulde liste er:
- Virksomhedens navn = {{company name}}
- Fakturanummer = {{invoice number}}
- Kundens navn = {{customer name}}
- Totalbeløb = {{total amount}}
- Valuta = {{currency}}
- Rykkertekst = {{reminder text}}
- Rykkertype = {{reminder type}}
Ved at indsætte et tag i dine emailskabeloner bliver teksten automatisk tilpasset til kunden alt efter, hvilket dokument du har sendt til dem. Udover det gør det dine emails mere personlige, da du dermed henvender dig direkte til den pågældende kunde ved hjælp af visse oplysninger.
