Orden i sine udgifter er helt essentielt, hvis du driver en virksomhed. Du bør holde styr på dine udgifter ved at gemme kvitteringer, fakturaer og andre udgifter i dit faktureringsprogram. Ved at bogføre alle udgifter vil du kunne holde bedre styr på virksomhedens økonomi og gøre skat og moms nemmere at håndtere.
Lige meget hvor vigtigt bogføring af udgifter er, så kan det nogle gange blive glemt, eller udskudt, hvis det ikke er nemt at gøre. Denne artikel forklarer, hvordan du kan bogføre dine udgifter med hjælp fra en alias email, og hvorfor det er en god løsning, når det kommer til bogføring af udgifter.
Hvad er en alias mail?
Helt enkelt er en alias mail en videresendende mail. Du kan opsætte en alias mail i Debitoor og sende dine udgifter til den mail. På den måde vil dine udgifter blive uploaded direkte til din Debitoor konto.
Du må endelig ikke forveksle din alias mail med den mail, som du bruger, når du logger ind på din Debitoor profil.
For at oprette din alias mail skal du gå til 'Indstillinger' og klik på 'Profil'. Her kan du se en knap, der lyder 'Opret e-mail-alias'. Klik her og udfyld det navn, som du gerne vil bruge.
Du vil have mulighed for at vælge det lokale navn for mailen (eksempelvis navnet på dit firma) og domænenavnet vil være @debitoor.me. Denne mail vil ikke være kendt af nogle andre, og vil kun blive brugt i forbindelse med oprettelse af udgifter.
Hvordan bruger du din alias mail til at bogføre dine udgifter?
Når du har oprettet din alias mail, så kan du bruge den med det samme. Med din nye alias mail, kan du sende en udgift i formaterne PDF, JPG, GIF eller PNG og tilføje beløbet og datoen i emnefeltet.
Der er ingen grund til at skrive nogen anden besked, du skal bare klikke på 'Send'. Når du har sendt din udgift til din alias mail, så vil udgiften dukke op i Debitoor.
Det her er en super hurtig både at bogføre de udgifter, der allerede ligger på computeren som dokumenter, eller når en kvittering er mailet til dig. De vedhæftede filer som du sender til din alias mail vil automatisk fremgå i din registrerede udgift i Debitoor.
I nogle tilfælde er du nødt til selv at vælge en kategori til din udgift eller tilføje andre oplysninger, men det kan du altid gøre, når du alligevel sidder med regnskabet.
Hvornår er alias mailen mest brugbar?
Debitoors alias mail er designet til at gøre det nemt at bogføre dine udgifter. Det kan blive brugt på farten, når som helst, hvor som helst.
Brug din alias mail til at bogføre tilbagevendende udgifter
Denne email alias er naturligvis mest brugbar, når du har regninger, der er sendt direkte til din mail. På den måde er de allerede i din mailboks, og du skal blot videresende den til din alias mail.
Funktionen kan specielt være brugbar, når du har tilbagevendende udgifter sendt direkte til din mail. De typer udgifter der oftest vil blive faktureret på den måde er regninger såsom telefon regninger, internet regninger og endda også din Debitoor regning.
Med tilbagevendende udgifter kan du helt enkelt sætte din fakturerings mail til din alias mail. På den måde vil de tilbagevendende udgifter automatisk blive oprettet hver måned på din Debitoor profil.
Brug din alias mail når du er på farten
Hvis du er en dem, der ikke altid sidder på kontoret, så er det naturligt, at du vil få forskellige udgifter. Det kan eksempelvis være udgifter til kundebesøg, der kan dække over flere forskellige regninger. Når du skal oprette en udgift, så kræver det også, at du har kvitteringerne på dem.
Selvfølgelig kan de udgifter nemt oprettes ved at tage et billede med telefonen og uploade det til din Debitoor profil gennem Debitoor appen. Men hvad så med alle de udgifter, der i stedet er mailet til dig?
Det er her, at din alias mail kan være en stor hjælp. Du skal blot videresende mailen med udgiften til din alias mail, og så vil udgiften automatisk blive bogført i din Debitoor konto.
Bogfør udgifter til ansatte
Det er også en mulighed at give din Debitoor alias mail til dine ansatte. Dette vil gøre det muligt for dem at bogføre deres egne udgifter, uden at du skal give dem adgang til Debitoor selv.
Fordele ved at oprette dine udgifter via en alias mail
Der er en række fordele ved at oprette dine udgifter med hjælp fra en alias mail. For det første kan du spare tid ved ikke at skulle downloade dokumenter fra din mail og så uploade dem til din Debitoor konto. I stedet kan du videresende din mail med udgiften direkte til din Debitoor alias mail.
For det andet kan du ved at bruge din alias mail undgå, at du glemmer at bogføre din udgift. Ved at bruge alias mailen kan du bogføre udgiften nemt og hurtigt, så du ikke behøves at vente med at gøre det, og det er her, at det er nemt helt at glemme at gøre det.
For det tredje så giver det dig mulighed for at uploade en udgift, selvom du ikke har mulighed for at tilgå din Debitoor konto. Lad os antage, at du har glemt dit kodeord, eller af den ene eller anden grund ikke kan tilgå Debitoor, så kan du stadig bogføre udgiften ved blot at sende udgiften til din alias mail.
Afslutningsvis så kan du give din alias mail til dine ansatte, hvis du har lyst, så dine ansatte kan bogføre udgifter, uden at de skal have dig med ind over hver gang.
Hvis du har spørgsmål til, hvordan du bruger din alias mail, så må du endelig ikke tøve med at skrive til os på [email protected].
