Et faktureringsprogram kan gøre meget mere end blot at oprette fakturaer. Det kan varetage en lang række funktioner, der inkluderer håndtering af udgifter.
Når du bestiller fra en leverandør, så er det vigtigt, at du holder styr på de udgifter, da de vil påvirke virksomhedens økonomi. Derfor skal du, hvis du får en tilbagebetaling fra en leverandør, så er det vigtigt, at du bogfører tilbagebetalingen korrekt, så du har styr på, hvor meget virksomheden reelt bruger af penge.
Denne artikel forklarer dig, hvordan du bogfører en tilbagebetaling fra en leverandør ved at tilføje en negativ udgift til din bogføring.
Vi vil guide dig gennem trinene, så du ved, hvordan du opretter og kategoriserer dine udgifter, matcher en udgift med en banktransaktion og afslutningsvis, hvordan du håndterer en tilbagebetaling fra din leverandør, så dine udgifter stadig er bogført korrekt.
Hvornår modtager du en tilbagebetaling fra din leverandør?
Tilbagebetalinger fra leverandører kan ske af utallige årsager. Det er mest almindeligt, at der gives en tilbagebetaling, når produkterne der bliver leveret er beskadiget, eller hvis kunden aflyser ordren efter betalingen.
Tilbagebetalinger kan kun ske, hvis du allerede har betalt din leverandør. Hvis en fejl bliver opdaget før, at der sker en betaling af fakturaen, så vil man oftest bare lave en kreditnota, der modregner, hvad der skyldes, så der ikke er et udestående.
Hvad skal du huske, når du bogfører en udgift?
Før vi forklarer dig, hvordan du skal håndtere en tilbagebetaling fra en leverandør, er det vigtigt at forklare, hvordan udgiften skulle være bogført i første omgang.
Kategoriser dine udgifter
Normalvis anbefaler vi, at du kategoriserer dine udgifter, så du har en klar forståelse for, hvor meget du bruger i forskellige dele af din virksomhed. Det er brugbart at vide, hvor meget du har brugt overordnet, men særligt hvor du egentlig har mange udgifter.
Derfor skal du, når du får en tilbagebetaling fra en leverandør, vide, hvilken kategori den originale udgift tilhørte. Lad os antage, at du har købt en ny stationær skærm til din computer, men at ordren bliver returneret, da der er en defekt på produktet.
Hvis du i første omgang har kategoriseret produktet som 'Hardware', så skal din tilbagebetaling også kategoriseres som 'Hardware'. Hvis du ikke gør det, så vil det give et forkert billede af, hvor meget du bruger i den kategori.
Match dine udgifter med banktransaktioner
Når du vil bogføre en udgift i dit regnskab, er det vigtigt, at du matcher udgiften med en betaling fra din bankkonto. På den måde kan du altid vide, hvad dine transaktioner hører til, så der ikke er nogle huller i din bogføring.
Når du modtager en tilbagebetaling fra din leverandør så gælder de samme principper. Du er nødt til at sikre dig, at tilbagebetalingen også bliver matchet med udgiften. Du vil nu kunne læse, hvad du skal gøre.
Bogfør en tilbagebetaling fra en leverandør
Lad os gør det helt enkelt, så det er nemt at forstå. Vi antager igen, at du har købt en stationær skærm til 500 kr. Du bør oprette din udgift i Debitoor, så det ser sådan ud:
Dog sker der det, at din skærm er ødelagt, når den kommer, og du beder leverandøren om en tilbagebetaling. Det godkender leverandøren, og du får en tilbagebetaling på 500 kr. og en kreditnota.
Ligesom at du oprettede den originale udgift og kategoriserede den som 'Hardware', så skal du sikre dig, at der bliver trukket 500 kr. fra samme kategori.
For at tilføje en 500 kr. tilbagebetaling skal du tilføje samme leverandør informationer og skriv 'Tilbagebetaling' i beskrivelsen på udgiften. Så skal du allervigtigst huske at kategorisere udgiften som 'Hardware'.
Eftersom at det her er en tilbagebetaling af en udgift, så skal beløbet skrives som et negativt beløb - altså -500 kr. Når du går tilbage til oversigten i udgifter, vil du kunne se, at de to separate udgifter har udlignet hinanden.
Dine totale udgifter er nu lig 0 kr., men du vil stadig kunne se, at der først er gået 500 kr. ud og senere 500 kr. ind. Dog skal du stadig bogføre de her to transaktioner.
Det betyder, at ingen transaktioner i dine bankfane ikke står som 'Matchet'. For at matche en transaktion med en udgift skal du klikke på den enkelte transaktion og vælge 'Tilføj betaling'. Herefter kan du vælge, hvilken udgift det er til.
Opsummering - sådan bogfører du en tilbagebetaling korrekt
Det er super vigtigt, at du bogfører dine tilbagebetalinger korrekt. Når du får en tilbagebetaling, er det vigtigt, at du husker følgende:
- Du skal kategorisere tilbagebetalingen på samme måde, som du kategoriserede udgiften i første omgang
- Du skal matche tilbagebetalingen med den korrekte transaktion
