Din virksomhed vokser, du har ansat en medarbejder, og i deler nu arbejdsbyrden. I deler det tunge læs, der følger med at være selvstændig, og det betyder også, at i er to, der skal have indblik i regnskabet. En fordel kan være, at den nye medarbejder har delvis eller fuld indblik i regnskabet.
Fakturering og regnskab er altid opdateret på tværs af enheder
I et regnskabsprogram som Debitoor ligger programmet i skyen, hvilket vil sige at dit regnskab hele tiden vil være opdateret lige meget, om du logger på fra din laptop eller computer.
Det er enormt vigtigt, at regnskabet altid er opdateret, hver gang en af jer logger ind. I kan altså ikke risikere, at den ene af jer kigger på en gammel faktura, som senere hen er blevet ændret. Dette scenarie undgår i, hvis i vælger at benytte jer af et faktureringsprogram i skyen og ikke et, som er installeret på jeres computer.
Ved at have et online regnskabsprogram kan i altid se det den nyeste version af regnskabet. Mange fakturaer, bilag og andre vigtige informationer kan nemt gå tabt, hvis det hele ikke er samlet et sted.
Forestil dig også, at dig og din medarbejder hele tiden skal udveksle fakturaer, informationer og lignende, hver gang at en kunde laver en efterspørgsel. I sidste ende sparer et online regnskabsprogram jer begge to for en masse tid, hvilket i sidste ende kan gavne virksomhedens vækst.
Giv din medarbejder begrænset adgang
Det kan være, at din nye medarbejder, er den person, som skal stå for hele regnskabet, men det kan også være, at du stadig skal styre det meste selv. I sidste tilfælde kan det være rart, at din medarbejder kan få indblik i visse dele af regnskabet.
For at løse dette kan du give din medarbejder sit eget login til regnskabet i Debitoor. Det kan eksempelvis være praktisk for både dig og din medarbejder, hvis i begge kan sende og oprette fakturaer, eller hvis medarbejderen selv kan tilføje en af virksomhedens udgifter.
Med det sagt behøver medarbejderen ikke at kunne se på hverken resultatopgørelsen eller momsrapporten, men kun have adgang til det, som betyder noget for medarbejderens arbejde.
Du kan altså helt selv vælge, hvilke dele af regnskabet og faktureringen som medarbejderen må have adgang til.
Hvordan opretter jeg en bruger til min medarbejder i Debitoor regnskabsprogram?
Du tilføjer en ekstra bruger til din konto ved at følge disse trin:
- Log ind på din Debitoor konto
- I værktøjslinjen skal du vælge 'Kontakter'
- Du kan nu vælge mellem fire valgmuligheder: kunder, leverandører, revisor og team
- Her vælger du team, hvis det er en medarbejder, du vil tilføje
- Klik nu på den blå boks 'Inviter bruger'
- Så udfylder du blot email og navn på brugeren og klikker på 'Inviter'
Din medarbejder vil efterfølgende modtage en mail, hvor invitationen skal accepteres. Medarbejderen skal derefter vælge et kodeord, hvilket giver medarbejderen adgang til regnskabet.
Det kommer til at se ud som på billedet nedenunder, når du har givet din medarbejder en konto. Her kan du også se, hvad medarbejderen har adgang til.
Hvordan vælger jeg, hvad min medarbejder skal have adgang til?
Du har fire muligheder, når du skal vælge, hvor meget din medarbejder skal have adgang til. Regnskabet deles op i fire kategorier:
- Fakturaer/tilbud
- Udgifter
- Bank
- Rapporter
Vælger du, at din medarbejder skal have adgang til bank og rapporter, har medarbejderen automatisk også adgang til fakturaer, tilbud og udgifter.
Du kan altid ændre, hvilke dele af regnskabet, der skal gives adgang til. Du ændre det ved at klikke på 'Kontakter' i værktøjslinjen, hvorefter du vælger 'Team' - ligesom da du skulle oprette medarbejderen. Her kan du se medarbejderens navn, og du kan derefter vælge til og fra, hvad der skal være adgang til.
