For at gøre fakturering væsentlig nemmere for små virksomheder, har selvstændige mulighed for at oprette og gemme deres kunder i programmet. På den måde kan en faktura blive skrevet endnu hurtigere end før.
Hver gang en faktura skal laves, er det vigtigt, at alle kundens informationer er angivet. Dette gælder bl.a. kundens navn, adresse, email, telefonnummer og eventuelle CVR-nummer. Hvis alle disse informationer allerede er indtastet, slipper virksomheden for at gøre det, når fakturaen oprettes og sendes afsted.
Opret en kunde
Ligesom så meget andet i Debitoor har vi bestræbt os på at gøre oprettelsen af en kunde nemt og intuitivt. Vi har givet Debitoor et nyt design, så nu finder du funktionsoversigten ude i venstre side.
For at oprette en kunde i systemet skal du klikke på 'Kontakter', som du finder i venstre side af skærmen. Der er en fane, der hedder 'Kontakter', og da dine kunder samtidig er dine kontakter, vil du kunne finde dine kunder her. Der udfoldes fire muligheder, når du klikker på fanen: Kunder, leverandører, revisor og team. Du skal klikke på 'Kunder'.
Du kommer nu ind på en tom side, medmindre at du har oprettet en kunde førhen. For at komme videre herfra skal du klikke på den blå knap 'Ny kunde' som står øverst på siden. I programmet vil du nu kunne se et tomt visitkort, som bare venter på at blive fyldt med informationer om din kunde. Det ser sådan ud:
Din opgave er nu at udfylde alle felterne, men der kan dog være informationer, som du ikke er i besiddelse af lige nu. De informationer kan du altid indtaste senere. Når du har udfyldt kundens informationer så godt som muligt, skal du blot klikke på 'Gem' som er nede i højre hjørne.
Udfyld specielle informationer om kunden
To af de felter der er mulige at udfylde er: noter og betalingsbetingelser. Under noter er det en god ide at skrive informationer ned, som du skal huske hver gang, at der handles med kunden. Det kan eksempelvis være, hvis kunden foretrækker, at fakturaen sendes i et specielt filformat, eller hvis kunden gerne vil have opdelte fakturaer.
Under betalingsbetingelser kan man skrive, hvor hurtigt kunden skal betale. Hvis det eksempelvis er en gammel kunde, som du har handlet meget med, kan en lang betalingsfrist være et tegn på troværdighed. Den kunde kan eksempelvis få 30 dage til at betale, selvom at andre kunder normalt har 14 dage.
Nogle kunder skal man være lidt mere over ift. betalingen, og derfor kan der være nogle kunder, hvor betalingsfristen skal være væsentlig kortere. Alt sammen er noget som virksomheden selv vurderer ud fra den enkelte situation.
Hurtigere at sende tilbud og faktura fremover
Når kunden er blevet oprettet i systemet bliver den fremtidige fakturering, til den specifikke kunde, meget nemmere. Hver gang der skal sendes enten et tilbud eller en faktura til kunden, vælges kunden blot fra den fold ud menu, der kommer frem, når kunden skal vælges.
Når kunden er valgt, slipper man for at udfylde alle informationer om kunden, da de selv kommer til at fremgå på tilbuddet og fakturaen. Netop dette er også med til at mindske fejl, for vi ved alle sammen, at det er nemt at skrive et telefonnummer eller en mail forkert.
Send tilbud og faktura direkte fra fanen 'Kunder'
Udover at kunne sende tilbud og faktura på den måde du allerede kender, kan du også gøre det, når du sidder med din liste af kunder foran dig på skærmen. Du kan her vælge den kunde, du vil sende et tilbud eller faktura til, og du kommer herefter ind på kundens egen side, som kan se således ud:
Ude i venstre hjørne kan du enten klikke på 'Ny faktura' eller 'Nyt tilbud'. Du vælger blot det bilag, du ønsker. Herefter skal fakturaen/tilbuddet udfyldes, som det altid bliver gjort, forskellen er blot, at kundens informationer allerede vil være indtastet.
Se kundens samlede fakturaer
På selvsamme kunde side kan du også se alle de tilbud og fakturaer, som kunden har modtaget over tiden. Det kan være rigtigt rart at gå tilbage en gang imellem og se, hvad kunden egentlig køber mest af, hvornår der købes osv. I oversigten er det også muligt at se, om der er lavet et udkast til en faktura, om fakturaen er betalt, eller om en faktura mangler en betaling.
Ovenfor kan det eksempelvis ses, at når en faktura mangler betaling, vil datoen være markeret med rødt. Anderledes ser det ud, når der er blevet lavet en kladde til en faktura, men at fakturaen ikke er blevet sendt afsted endnu. Fakturaer der er blevet betalt er markeret med grønt, så det er nemt at holde styr på.
Som en ekstra funktion er det muligt at downloade et samlet kontoudtog for kunden. Det er muligt, hvis man ude i højre side klikker på 'Kontoudtog', efter at man har valgt den pågældende kunde.
Opret en kunde direkte når du laver en faktura
Der er også en anden måde hvorpå, at man kan oprette en ny kunde i Debitoor. Når du er i gang med at lave et nyt tilbud eller sende en ny faktura, skal du starte med at indtaste kundens informationer. Lige under adressefeltet vil der være en lille blå skrift, hvor der står 'Gem kunde'.
Efter du har klikket her vil følgende boks komme op:
Alle felterne skal nu udfyldes, og når det er gjort, skal du klikke på 'Gem'.
