De fleste virksomheder har en lang række forskellige leverandører, der hver især leverer noget vigtigt til virksomheden. Der er ofte mange leverandører at holde styr på, hvilket det derfor er en god ide at samle alle informationerne på leverandørerne ét sted.
I Debitoor har brugerne mulighed for at oprette alle deres leverandører i systemet. Ved at samle det bliver oplysningerne ikke væk, og fremover skal informationerne ikke genindtastes hver gang, at en ny udgift skal oprettes.
Opret en leverandør
For at oprette en leverandør, skal du logge ind på din Debitoor konto, hvorefter du vil lande på forsiden. Hvis du ikke har været logget ind i et stykke tid, vil du måske ligge mærke til, at funktionsoversigten er rykket ud i venstre side, hvor at den førhen var i toppen. Grunden til det er, at vi lige nu er i gang med at forbedre brugervenligheden og implementere et nyt design i Debitoor.
Nå, tilbage på sporet! Ude i venstre side vil der være et felt, der hedder 'Kontakter'. Her kan du oprette kunder, leverandører, se dit team og invitere din revisor ind på din konto. For at oprette en leverandør skal du klikke på 'Leverandør' og så på den blå knap 'Ny leverandør'.
Din skærm kommer nu til at se sådan ud:
Du skal nu udfylde de tomme felter, men du er ikke forpligtet til at udfylde dem alle. Vores erfaring siger dog, at man ikke kan udfylde for meget information om sin leverandør, da man en eller anden dag alligevel får brug for oplysningerne.
Skriv et notat til leverandøren
Alle virksomheder har hver deres betingelser, de ønsker at handle under, og hvis man handler med mange forskellige leverandører, kan det være svært at huske det hele. Netop derfor har vi gjort det muligt at oprette et notat til hver leverandør. I notatet kan du eksempelvis skrive, hvordan leverandøren ønsker at blive betalt, eller hvor lang betalingsfrist leverandøren har.
Du opretter et notat ved at gå til leverandørfanen, som beskrevet ovenover, og udfylde feltet der hedder 'Noter'. Din leverandørside kan eksempelvis se således ud efter at have udfyldt alle felterne:
Se alle udgifter til leverandør ét sted
En gang imellem er det altid godt at se på, hvor mange penge der bliver betalt til hver enkelt leverandør. Hvis man selv skulle scrolle hele regnskabet igennem og skrive ned hver gang en leverandør forekom, ville processen tage lang tid.
I stedet har du som bruger mulighed for at klikke på din leverandør, hvorefter alle udgifter kan ses samlet et sted:
I oversigten kan man se, hvornår udgiften er blevet oprettet, hvilken leverandør der er tale om samt beløbet på udgiften.
Opret udgiften direkte fra leverandørsiden
Der er to måder at oprette en udgift på:
- Ved at klikke på fanen 'Udgifter', og så 'Ny udgift'
- Ved at klikke på fanen 'Kontakter', så 'Leverandør' og herefter vælge den leverandør, som udgiften er fra.
Følger man mulighed 1 kan leverandøren vælges fra en fold ud menu, hvor alle de oprettede leverandører kan ses. Herefter udfyldes resten af udgiftens informationer.
Ved at følge mulighed 2 kan du oprette udgiften direkte hos leverandøren, og du skal derfor ikke indtaste, hvem leverandøren er, men blot de resterende oplysninger.
