Der er mange måder hvorpå, at regnskab og fakturering kan blive nemmere og spare dig for en masse tid. Vi har samlet de fem absolut bedste råd i denne artikel, så du kan blive endnu mere effektiv til bogføring og fakturering, når du bruger Debitoor.
Alle fem råd hjælper dig til at få mest muligt ud af Debitoor, så du samtidig får mere tid til at udvikle og drive din virksomhed.
Råd 1: Download Debitoor appen
Langt fra alle selvstændige nøjes med at drive forretningen fra kontoret, hvilket også betyder at mange ofte er på farten. På farten er det ikke altid lige nemt at kigge på regnskabet eller sende fakturaer. Langt de fleste selvstændige er i dag ejere af en smartphone, og af den grund har Debitoor udviklet en app til iPhone og Android.
Appen giver selvstændige muligheden for at forblive produktive, selvom computeren ikke er i nærheden. Brugerne kan bl.a. få gavn af:
- At sende fakturaer
- At sende tilbud
- At oprette en udgift
- At få et overblik over økonomien
Alle er funktioner, der giver en stor fleksibilitet hos virksomheden, og når der skal oprettes en udgift, kan man starte med at scanne kvitteringen. Takket være OCR-teknologien kan appen nemlig aflæse, hvilken udgift det er samt aflæse udgiftens beløb. Udgiften kan med andre ord oprettes direkte fra telefonen, så snart at udgiften finder sted.
Råd 2: Konverter dokumenter og spar tid
En opgave, der indebærer dobbeltarbejde, er ikke en sjov opgave, og det forstår vi udmærket godt hos Debitoor. Faktureringen bliver pludselig meget hurtigere, når alle informationer blot skal skrives én enkelt gang.
Det betyder, at hvis et tilbud eksempelvis er blevet accepteret af en kunde, skal de selvsamme informationer ikke genskrives i en faktura efterfølgende. Et tilbud kan nemt konverteres til en faktura ved blot at klikke på Accepteret af kunde og efterfølgende på Konverter til faktura. Med få klik er tilbuddet lavet om til en faktura, og er nu klar til at blive sendt afsted til kunden.
Udover at spare tid på at genskrive informationer, kan det også gavne kunden, der modtager dokumentet hurtigere. Jo hurtigere dokumentet lander i kundens indbakke, jo hurtigere kan kunden også betale eller reagere på dokumentet. Hvis det er en faktura, der er sendt afsted, kan det betyde, at betalingen i sidste ende lander hurtigere.
Råd 3: Opret kunder og leverandører
En anden tidsbesparende ting man kan gøre er at oprette kunder og leverandører i programmet. På den måde bliver det meget hurtigere at sende fakturaer til de de faste kunder, eller til de kunder der én gang har fået tilsendt en faktura.
Når en kunde oprettes kan der bl.a. udfyldes alle kundens kontaktinformationer samt, hvor lang tid kunden skal have til at betale. Ved leverandørerne kan kontaktinformationerne også udfyldes sammen med ekstra informationer om leverandøren, der kan være brugbare.
Guide til hvordan man opretter kunder og leverandører i Debitoor
For at oprette en kunde og leverandør følges disse trin:
- Klik på 'Kontakter' ude i venstre side.
- Hvis en kunde skal oprettes vælg da 'Kunde' og hvis en leverandør skal oprettes så skal 'Leverandør vælges'
- I begge tilfælde udfyldes alle kontaktinformationerne (Navn, adresse, e-mail, telefon og evt. CVR-nummer)
- Ved oprettelse af en kunde skal betalingsbetingelserne vælges (8, 14 eller 30 dage samt brugerdefineret)
- Ved oprettelse af en leverandør kan der udfyldes specifikke information om leverandøren under 'Noter'
- Klik afslutningsvis på 'Gem'
Nu er enten kunden eller leverandøren gemt, og du kan til hver en tid gå tilbage og redigere i oplysningerne under 'Kontakter' og hhv. 'Kunder' eller 'Leverandører'. Hvis du ikke før har oprettet kunden i systemet, og du opretter en faktura til kunden, kan kunden gemmes i takt med, at fakturaen udarbejdes.
Råd 4: Upload bankudtog
En af de helt store udfordringer for virksomheder kan være at vide, hvilke penge der ryger ind, og hvilke penge der ryger ud af virksomheden. Dette komme selvfølgelig an på, hvor mange kunder man har, og om virksomheden sælger mange eller få fakturaer.
For de virksomheder der sender mange fakturaer, er det vigtigt at vide, hvilke fakturaer der er betalt, og hvilke der ikke er. Det kan være tidskrævende, hvis virksomheden skal kigge kontoen igennem og finde specifikke indbetalinger. Derfor har Debitoor gjort det muligt for M- og L-brugerne at uploade deres bankdata.
Det fungerer på den måde, at når bankdataen er uploadet til Debitoor-kontoen vil fakturaerne automatisk blive markeret som 'Betalt', hvis betalingen fremgår af bankdataen. Det giver et hurtigt overblik over, hvilke betalinger der stadig mangler en betaling. Overblikket er vigtigt at have, da der kan gemme sig fakturaer, der er ubetalte, og hvor der skal sendes en rykker afsted.
Guide til at overføre kontoudtog i Debitoor
Det er ganske simpelt at overføre kontoudtoget fra banken, hvis blot trinene følges:
- Klik på 'Bank' ude i venstre side
- Øverst står der 'Vælg bank eller kassekonto', hvor du skal klikke på drop-down-menuen
- Vælg muligheden nederst der hedder 'Tilføj en bankkonto'
- Der kommer tre muligheder frem, og du skal klikke på 'Overfør et kontoudtog'
- Klik på 'Næste' og så 'Overfør kontoudtog'
- Nu skal CSV-filen vælges fra computerens harddisk, og efterfølgende skal du klikke på 'Åbn', hvorefter det skal navngives
Kontoudtoget er nu uploadet, og dine fakturaer bliver automatisk matchet med betalingerne fra kontoudtoget. Alt efter hvor mange fakturaer der sendes, er det en god ide at uploade kontoudtoget jævnligt, så betalingerne hele tiden er opdateret.
Råd 5: Benyt online betaling
I takt med at vi bevæger os hen imod et kontantløst samfund, er det vigtigt at overveje, hvilke betalingsmuligheder man vil give sine kunder. Udover at kunderne har mulighed for at betale med kontanter eller gennem almindelig bankoverførsel, kan der være en stor fordel i at gøre det muligt for kunderne at betale online.
Online betaling er bl.a. mere sikkert og hurtigere end andre betalingsformer, hvilket gør det til manges foretrukne betalingsmetode. Derudover viser undersøgelser også, at kunder der har online betaling som mulighed betaler hurtigere end dem, der ikke har muligheden.
Ved at forbinde sin Debitoor konto til en SumUp betalingskonto, har kunden netop mulighed for at betale online gennem et link, der bliver vedhæftet i samme mail som fakturaen.
Kunden skal herefter udfylde sine egne kortoplysninger og godkende beløbet og slipper altså for at indtaste virksomhedens oplysninger samt beløbet.
Dette gør, at betalingen kan ske med ganske få klik og lige så snart, at betalingen er gennemført, vil betalingen kunne ses i programmet.
