En virksomhed fører regnskab i en bestemt periode, og den periode kaldes for et regnskabsår. I Danmark er det lovligt for alle selskaber at ændre deres regnskabsår, så det ikke nødvendigvis følger kalenderåret. Dog kan viksomheder der hører til det offentlige ikke ændre deres finansår, som er et andet ord for regnskabsår, når det gælder offentlige virksomheder.
Man skal være opmærksom på, at man ikke bare kan ændre regnskabsår fra år til år, da regnskabet derfor ikke vil leve op til de grundlæggende forudsætninger. De grundlæggende forudsætninger indebærer bl.a., at regnskabet har kontinuitet, som her altså betyder, at regnskabsåret er det samme år efter år.
Grunde til at ændre regnskabsåret
Når et regnskabsår ændres i en virksomhed, kan det ske af to grunde. For det første kan det være, at virksomheden er tvunget til at omlægge regnskabsåret, og for det andet kan det være, at virksomheden frivilligt omlægger regnskabsåret.
Ændring af regnskabsår grundet tvingende omstændigheder
Virksomheder kan til tider være tvunget til at ændre deres regnskabsår af flere årsager. Den ene årsag kan være, at der sker en ændring inden for den koncern, som virksomheden er en del af. Det er nemlig sådan, at hvis der er flere virksomheder i én koncern, skal alle virksomheder følge samme regnskabsår.
Sådan en situation kan eksempelvis opstå, hvis et moderselskab opkøber andre selskaber, som så går hen og bliver datterselskaber. De selskaber der bliver opkøbt skal derefter følge samme regnskabsår som moderselskabet.
Med dette sagt betyder det ikke, at datterselskaber skal tilpasse sig moderselskabets regnskabsår. Det betyder, at hvis det passer bedre at ændre moderselskabets regnskabsår, er det også en mulighed.
Ændring af regnskabsår grundet frivillige omstændigheder
Nogle virksomheder er ikke tvunget til at ændre regnskabsår, men gør det alligevel, da det kan have andre fordele for virksomheden. I visse virksomheder har de et regnskabsår, der følger kalenderåret og altså er fra 1. januar til 31. december.
Dog kan det være en stor opgave for virksomheder, der har mest travlt i december måned at udarbejde regnskab, hvis de følger kalenderåret. Den virksomhed, som måske har allermest travlt i december, kan altså med fordel ændre regnskabsåret således, at det slutter og starter på et andet tidspunkt.
Det kan være, hvis virksomheden har mindre travlt i juli, at de kan have et regnskabsår, der ligger fra 1. august til 31. juli. Arbejdsbyrden bliver altså fordelt ud på hele året, så virksomheden ikke har for travlt i én periode.
En virksomhed kan altså frit vælge at ændre sit regnskabsår, således at det passer bedst ind i deres kalender. Det kan være en fordel at lave ændringen, da at afslutningen af regnskabet bliver mere overskueligt for virksomheden.
En anden faktor, der kan gå hen og blive en stor fordel, kan være at de fleste revisorer har ekstra travlt omkring årsskiftet, da mange virksomheder afslutter regnskab der. Revisorer er derfor lettere tilgængelige, når det er uden for højsæson, og du kan derfor lettere få afsluttet dit regnskab, når det passer virksomheden har lyst.
Hvordan ændres regnskabsåret i praksis?
Ændringen af regnskabsåret kan for nogle selskaber virke som en uoverskuelig proces, men det kan ofte være en stor fordel, når ændringen har fundet sted. Hvis omlægningen er for meget, kan virksomheden med fordel kontakte en revisor, som kan hjælpe med rådgivning.
Når en virksomhed skal ændre regnskabsåret, må omlægningsperioden ikke være mere end 12 måneder lang ligesom, at et almindeligt regnskabsår maksimum må være på 12 måneder. Dog er der enkelte undtagelser, så virksomheder kan få lov til at lave et regnskabsår på 18 måneder i den periode, hvor der er omlægning af regnskabsår.
Hvordan kan en virksomhed få en omlægningsperiode på 18 måneder?
Virksomheder må lave en omlægningsperiode på 18 måneder, hvis de opfylder et eller flere af følgende krav:
- Virksomheden skal indgå i et koncernforhold
- Virksomheden indgår i fusion med en eller flere virksomheder
- Virksomheden skal indgå i samme ledelse som en anden virksomhed
Det er her vigtigt at tilføje, at en virksomhed kun kan opfylde et eller flere krav, hvis hændelsen finder sted i omlægningsperioden. Det betyder, at hvis en virksomhed indgår i et koncernforhold efter omlægningsperioden, må der ikke være en omlægningsperiode på 18 måneder, men i stedet på 12 måneder.
Lad os tage et eksempel:
Virksomhed A har et nuværende regnskabsår fra 1. januar til 31. december, men vil gerne omlægge deres regnskabsår til 1. juli til 30. juni istedet. Det betyder, at der vil være en periode fra 1. januar til 30. juni, som vil være omlægningsperioden, og derfor skal der udarbejdes en årsrapport for den periode alene. Derefter kan det nye regnskabsår begynde 1. juli og slutte den 30. juni året efter.
Anmeld ændring af regnskabsår til Erhvervsstyrelsen
Det er vigtigt at anmelde ændringen på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, og anmeldelsen skal allersenset være 5 måneder efter, at det regnskabsår virksomheden ønsker at gå væk fra er udløbet. Derfor, hvis virksomhed A ville ændre deres regnskabsår fra afslutning 31. december, skal virksomhed A senest melde ændringen 31. maj.
Hvis anmeldelsen ikke er modtaget i tide, kan virksomheden ikke få lov til at ændre regnskabsåret.
Ændring af regnskabsår i Debitoor regnskabsprogram
Som bruger af Debitoor regnskabsprogram, kan du også ændre dit regnskabsår, hvis du får brug for det. Du ændrer regnskabsåret ved at følge disse trin:
- Log ind på din Debitoor konto
- Klik på 'Rapporter' oppe i værktøjslinjen
- Klik på 'Balance'
- Ude i højre hjørne er der et felt, hvor der står 'Rediger regnskabsår'
- Her klikker du, og så kan du indstille datoerne for dit regnskabsår, hvorefter du skal klikke på 'Gem'
