Det er ikke altid, at man som virksomhedsejer er lige så tryg ved at ordne regnskab, som man er ved at reparere rør. Heldigvis har Debitoor udarbejdet et faktureringsprogram, der er nemt at bruge for blikkenslagere, uden at det tager for meget tid.
I denne artikel har vi samlet alle de fordele, der er ved at bruge et online faktureringsprogram som Debitoor, når man arbejder som blikkenslager.
Send en faktura hurtigt, lovligt og nemt
Det allervigtigste ved at sende en faktura er, at fakturaen skal være lovlig og indeholde en lang række oplysninger. Alle fakturaer skal indeholde:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Forfaldsdato
- Information på kunden (Navn, CVR-nummer, adresse)
- Information på virksomheden (Navn, CVR-nummer, adresse)
- Beskrivelse af varerne
- Pris pr. enhed
- Samlet pris med og uden moms
Det kan godt virke som en lang liste, og netop derfor kan det være en god ide at bruge et faktureringsprogram, der har en fakturaskabelon. Fakturaskabelonen hos Debitoor indeholder alle ovenstående informationer, og derfor skal virksomheden selv udfylde de tomme felter og ikke bekymre sig om, hvorvidt fakturaen lever op til de lovmæssige krav eller ej.
Ved at bruge en fakturaskabelon er det også væsentlig nemmere, og hurtigere, at få sendt en faktura, da der ikke bruges unødvendig tid på at stille fakturaen op eller tjekke om alle informationer er på. Når fakturaen er klar til at blive sendt, indtastes en mail på kunden, og så kan fakturaen være sendt afsted på blot få minutter.
Send et tilbud til mulige kunder
I visse tilfælde kan kunder efterspørge et tilbud fra forskellige blikkenslagere for derefter at udvælge én til at udføre arbejdet. Det er yderst vigtigt, at når en kunde efterspørger et tilbud, at tilbuddet også bliver udarbejdet professionelt med korrekte informationer.
Ikke mindst gælder det at tilbuddet skal sendes hurtigt afsted, da kunden højst sandsynligt vælger en anden til at udføre arbejdet, hvis det tager for lang tid. Hvis du får sendt et tilbud afsted hurtigt, bliver du automatisk sat i et bedre lys, end de blikkenslagere der tager længere tid.
Fra tilbud til faktura med få klik
Hvis du er så heldig, at kunden accepterer dit tilbud, kan du nemt formatere dit tilbud til en faktura med et enkelt klik. Så undgår du at skulle taste alle informationer ind på ny. Du laver dit tilbud om til en faktura i Debitoor ved at:
- Klik på tilbuddet det drejer sig om
- Klik på 'Accepteret af kunde' oppe i højre hjørne
- Vælg herefter 'Konverter til faktura', og 'Godkend' for derefter at sende fakturaen
Bliv hurtigt betalt
En del af at være selvstændig er også at opkræve penge, for det flotte stykke arbejde du hver dag udfører. Der er altid kunder, der betaler så snart, at fakturaen kommer imens, at andre enten glemmer, eller prøver at undgå, at betale. Lige meget hvad er der ting, du kan gøre for at få dine kunder til at betale hurtigt.
På alle Debitoors fakturaskabeloner har du mulighed for at have dine kontooplysninger med. På den måde har dine kunder alle de nødvendige informationer, de skal bruge for at betale fakturaen så snart, at de modtager den.
Derudover kan du med fordel oprette en SumUp konto og forbinde den til din Debitoor konto. Det er nemlig sådan, at virksomheden SumUp har gjort sig eksperter inden for online betaling, så du som selvstændig kan modtage betaling enkelt og hurtigt.
Efter at have oprettet en SumUp konto og forbundet den, vil dine kunder fremover modtage et link sammen med deres faktura. Ved at klikke på det link, kan dine kunder betale online ved kun at indtaste deres egne kontooplysninger. Her har de altså slet ikke brug for at indtaste hverken dine oplysninger, eller det beløb de skal betale. Efter kunden har indtastet sine oplysninger, bliver købet gennemført, og du har fået dine penge lige efter.
Send faktura og tilbud på farten
Debitoor faktureringsprogram er ikke kun begrænset til at fungere på computeren, da vi også har udarbejdet en app til både iPhone samt Android så du kan fakturere på farten. Fra telefonen er det altså muligt at sende en faktura eller et tilbud afsted ved blot at udfylde fakturaskabelonen, som du også finder i appen.
Ved at have muligheden for at sende en faktura eller et tilbud lige ved hånden, kan du væsentlig hurtigere få sendt dokumenterne til kunderne, der venter på at modtage dem. Det er en fordel både for dig, da du får det ud af verden, og for kunden der har ventet på fakturaen eller tilbuddet.
Få mere ud af dit faktureringsprogram
Ved at bruge et faktureringsprogram kan du sikre dig, at dine fakturaer overholder alle krav, og at du samtidig kan få sendt dem enkelt og hurtigt. Der er dog ting, du kan gøre, der i den grad kan hjælpe dig fremover, når din næste faktura skal sendes.
Opret dine kunder og varer
Noget der med fordel kan gøres er at oprette alle dine faste kunder og de varer/ydelser, du tilbyder. Ved at gøre det kan du hurtigere få sendt din faktura afsted, da kundens informationer og varens pris derfor vil fremgå af fakturaen helt automatisk. Du kan oprette dine kunder under 'Kontakter', og dine varer/ydelser under 'Varer' ude i funktionslinjen i venstre side.
Under varer kan du eksempelvis oprette alle dine forskellige timepriser, faste priser på de forskellige værktøjer du bruger osv. Du kan også tilføje billeder på det hele. Når en vare oprettes er det vigtigt, at navnet og beskrivelsen på varen er præcis, da kunden ud fra det skal forstå, hvad der opkræves betaling for. Når en vare eller ydelse skal oprettes, ser det således ud:
Få styr på ubetalte fakturaer
Efter at du har sendt dine fakturaer afsted, er det vigtigt, at du kan holde styr på, hvornår en faktura er betalt, og hvornår den ikke er. I Debitoor kan du i din fakturaoversigt se, om en faktura ikke er betalt, og hvis den har overskredet forfaldsdatoen. Hvis fakturaen er markeret som rød betyder det, at kunden mangler at betale fakturaen. Hvis fakturaen derimod er markeret grøn betyder det, at fakturaen er betalt.
For at få betaling for en ubetalt faktura kan du sende en rykker. Det er sådan, at man som virksomhed har mulighed for at sende op til tre rykkere med ti dages mellemrum, hvis kunden ikke betaler.
Du kan oprette en rykker ved at følge disse trin:
- Klik på den faktura der ikke er betalt
- Klik på de tre prikker i højre hjørne og vælg 'Opret' og herefter 'Rykker'
- Du kan nu vælge, om det skal være en 'Betalingspåmindelse', 'Første rykker', 'Anden rykker' eller 'Tredje rykker' - vælg den der passer
- Afslut ved at klikke på 'Opret' og 'Send'
Ikke bare et faktureringsprogram
Det er sådan, at Debitoor ikke kun er et faktureringsprogram - vi er nemlig meget mere end det! Som bruger kan du blandt andet få adgang til alle dine indtægter og udgifter og på den måde følge med i din virksomheds omsætning.
Derudover er der adgang til rapporter såsom balanceopgørelsen, resultatopgørelsen og momsrapporten, der hjælper med at få et endnu dybere indblik i virksomhedens økonomi. Prøv Debitoor i dag så du kan få skovlen under fakturering og bogføring på en og samme gang!
