Du har med garanti en lang række udgifter i din virksomhed. Det kan være alt lige fra løn til dine medarbejdere til husleje, der skal betales hver måned. Lige meget hvilken udgift der er tale om, er det vigtigt, at du kategoriserer udgiften rigtigt i Debitoor.
I denne artikel vil vi komme ind på, hvorfor det er vigtigt, at du kategoriserer dine udgifter korrekt, og hvordan Debitoor kan hjælpe dig med at holde dine udgifter organiseret.
Sådan bruger du kategorierne til dine udgifter
Kategorisering af udgifter i din virksomhed er nemt med et faktureringsprogram som Debitoor. Når du uploader en udgift, får du muligheden for at skrive en kort beskrivelse, som blot er et par få ord om, hvad udgiften er.
Debitoor vil derefter give dig forslag til, hvilken kategori som udgiften kan tilhøre. Du kan vælge at bruge én af de kategorier, der bliver foreslået, men du kan også vælge en helt anden.
Fordele ved at bruge kategorier til dine udgifter
Hvis du ikke før har brugt kategorier til dine udgifter, kan det godt være svært at se, hvordan det ikke blot er ekstra arbejde hver gang, at en udgift skal oprettes. Dog er det sådan, at det kan hjælpe med din bogføring på en lang række måder.
Nemt overblik over hvordan du bruger dine penge
En af de mest åbenlyse fordele er, at du ved at kategorisere dine udgifter kan se, hvad du bruger dine penge på.
Når du logger ind på Debitoor fra din computer, eller via internettet på din telefon og tablet, er det første, du ser, en oversigt over dine indtægter og udgifter. Du kan se, hvor mange penge der kommer ind i din virksomhed, og hvor mange penge der går ud af virksomheden.
Du kan vælge forskellige tidsperioder, hvor du vil have et indblik i dine udgifter, og det er særligt hjælpsomt for virksomheder, der er meget sæsonbetonede. Med muligheden for at skifte mellem et månedligt og årligt overblik, hjælper dig med at undersøge, om du bruger for mange penge, eller om du holder dig inden for dit budget.
Udgiftskategorier i de finansielle rapporter
Imens at grafer og figurer er særligt brugbare, når du vil have et hurtigt overblik, så kræver det noget mere, hvis du vil have et dybere indblik i virksomhedens økonomiske situation. Vil du gå mere i dybden med dine indtægter og udgifter? Så skal du lave finansielle rapporter.
Med Debitoor har du mulighed for at lave balanceopgørelse og resultatopgørelse med få klik, og begge disse rapporter bruger de valgte kategorier til udgifter. Balanceopgørelsen sammenligner dine aktiver, egenkapital og forpligtelser, hvor at resultatopgørelsen sammenligner din indtægt med dine direkte og indirekte udgifter.
Det er derfor vigtigt, at du giver hver en udgift den rigtige kategori, så dine udgifter fremgår korrekt på dine rapporter.
Håndter udgifter som aktiver
En anden fordel ved at bruge kategorier til dine udgifter er, at det bliver nemmere at håndtere udgifter som aktiver. Aktiver er ejendele, der er brugbare og giver finansiel værdi til virksomheden over en vis periode.
Når du laver et køb til din virksomhed, er det vigtigt, at du beslutter, om det er et aktiv eller en almindelig udgift. Grunden til det er, at et aktiv bliver bogført på en anden måde, end når du almindeligvis bogfører en udgift. Vi har skrevet en artikel om, hvorvidt noget er at aktiv eller en udgift.
Aktiver skal bogføres ved at bruge en proces, der hedder afskrivning, der omfatter at uddele udgiften til aktivet over den tid, hvor aktivet giver værdi til din virksomhed.
Nogle særlige udgifter er oftere aktiver end andre, og Debitoor bruger kategorier til udgifter for at forstå, om en udgift skal håndteres som et aktiv eller ej. Eksempelvis er maskiner altid et aktiv, så hvis du køber en maskine, vil Debitoor automatisk bogføre det som et aktiv.
Få de rigtige fradrag for dine udgifter
I Danmark er det sådan, at der er nogle udgifter, hvor du kan få enten fuld eller delvis fradrag for. Derfor er det vigtigt, at du vælge den rigtige kategori til din udgift, da du ellers kan gå glip af nogle vigtige fradrag. Her er det vigtigt at tjekke, at momsen fremgår korrekt.
Ved at kategorisere dine udgifter kan du sikre dig, at du bruger den korrekte momssats og ikke betaler for meget eller for lidt i moms.
Eksempelvis er det sådan, at frimærker er fritaget for moms, så det betyder, at du ikke betaler moms, når du køber et frimærke - ikke at det sker så ofte længere. Hvis du opretter en udgift for frimærker, skal de puttes i den rigtige kategori, hvor moms er 0%.
Ligeså er lønninger ikke momsomfattet. Hvis du ved et uheld tillægger moms på dine lønudgifter, vil denne moms indgå i din virksomheds samlede moms, og dette vil resultere i et ukorrekt momsregnskab. Derimod hvis du vælger den korrekte kategori til dine lønninger, vil moms ikke fremgå, og du vil være sikker på, at du har bogført udgiften korrekt.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du opretter en udgift i Debitoor, eller hvis du har spørgsmål, kan du skrive til os på [email protected].
